各學(xué)院：
檔案館（校史館）將對2021級新生檔案進(jìn)行移交接收工作。為確保每名新生檔案完整性、唯一性、準(zhǔn)確性，請各學(xué)院負(fù)責(zé)2021級本科新生及研究生新生的輔導(dǎo)員老師按照新生檔案移交要求做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，有關(guān)事宜通知如下：
一、新生檔案歸檔范圍
1.本科新生檔案歸檔范圍：
高中材料：高中畢業(yè)生登記表、高中學(xué)籍材料、高考報名登記表、高考體檢表等；
入學(xué)材料：新生體檢表、新生報到證、沈陽理工大學(xué)新生入學(xué)登記表等；
團(tuán)組織材料（注：只需要移交入團(tuán)志愿書，不要團(tuán)員證，且入團(tuán)志愿書簽字、公章等項目信息完整；入團(tuán)申請書、團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接介紹信等材料放在入團(tuán)志愿書后面，入團(tuán)志愿書丟失證明按照團(tuán)組織材料歸檔；今年仍然按照2019年要求，統(tǒng)計填寫新生入團(tuán)信息歸檔采集表電子版，望周知）。
2.研究生新生檔案歸檔范圍：
高中檔案；
專、本科檔案；
研究生入學(xué)材料：新生體檢表、新生報到證、研究生入學(xué)登記表等；
黨（團(tuán)）組織材料（團(tuán)組織材料歸檔要求詳見上面本科新生檔案歸檔范圍：團(tuán)組織材料或黨員檔案）；
有就業(yè)經(jīng)歷的要有工作期間的相關(guān)檔案材料；
二、檔案移交準(zhǔn)備工作
（一）領(lǐng)取并填寫新生檔案袋
本科新生：各學(xué)院于2021年9月28-30日到檔案館按照本學(xué)院新生人數(shù)領(lǐng)取本科新生檔案袋。領(lǐng)取后，在檔案袋相應(yīng)位置（左上角）填寫學(xué)院、專業(yè)、學(xué)號、姓名等相關(guān)信息，按學(xué)號順序排列；
研究生新生：研究生學(xué)院已經(jīng)下發(fā)研究生檔案袋，請各學(xué)院在研究生檔案袋左上角（正面面向自己，開口朝上）填寫學(xué)院、專業(yè)、學(xué)號、姓名等相關(guān)信息，按學(xué)號順序排列。
原裝檔的學(xué)生檔案袋上若有重要信息，如高考分?jǐn)?shù)等，折疊放入新生檔案袋最后，沒有重要信息的，確認(rèn)檔案袋中無任何材料后，原舊檔案袋由各學(xué)院自行銷毀。
（二）本科新生檔案整理
1.下載、填寫本科新生檔案移交目錄及新生入團(tuán)信息歸檔采集表（附件1）
新生檔案材料主要有三類8項材料，詳見以下內(nèi)容。
第一類高中材料，有4項材料：
（1）高中畢業(yè)生登記表：專指有高中“畢業(yè)生登記表”字樣的材料，有則畫對號“√”，無則畫叉號“×”；
（2）高中學(xué)籍檔案：指學(xué)生登記表、學(xué)生綜合測評、鑒定、學(xué)籍卡等高中三年期間發(fā)生的、填寫的家庭成員信息、每學(xué)年成績信息等材料，只要有相關(guān)的材料，即可認(rèn)定有高中學(xué)籍檔案；
（3）高考報名登記表：指各省份高考招生報名表。
（4）高考體檢表：用于高考的體檢表，而不是高中每年的體檢表。
（注：河北考生高考招生錄取表和高考體檢表在一張紙上，視為第3、第4項都有；有的省份，如山西、山東、江蘇、浙江生源的，高中檔案為電子檔案的，在高中學(xué)籍檔案項下畫叉號“×”，在表中“備注”欄里注明：具體省份+電子檔案 ）
第二類入學(xué)材料，有3項材料：
（5）新生報到證
（6）新生體檢表
（7）新生入學(xué)登記表，原則這三樣全體新生必須每人都要齊全，不全盡量補齊
注：新生入學(xué)登記表審核意見處要寫上同意字樣；準(zhǔn)確填寫年、月、日后加蓋學(xué)院學(xué)生工作辦公室的公章。如不按上述要求填寫、加蓋公章，此表無效將不予以歸檔。
第三類團(tuán)組織關(guān)系材料，主要有1項材料：
（8）專指入團(tuán)志愿書，如果有入團(tuán)志愿書，且填寫完整、公章齊全、照片粘貼完好，即認(rèn)定有團(tuán)組織材料，該項目下面即可畫對號“√”；如果無入團(tuán)志愿書，該項目下面即畫叉號“×”；若學(xué)生沒有入團(tuán)，該項目下面寫“群眾”，其他的材料如入團(tuán)申請書、團(tuán)組織關(guān)系轉(zhuǎn)接介紹信如果哪個學(xué)生有，放在入團(tuán)志愿書后面即可。如果無入團(tuán)志愿書只有“入團(tuán)志愿書丟失證明”請在備注中注明“有入團(tuán)志愿書丟失證明”。
（注：請一定核對入團(tuán)志愿書內(nèi)容，需填寫完整，要有公章，有照片且照片粘貼牢固；內(nèi)容不完整的，請該同學(xué)補填，公章缺失的，請該學(xué)生到原入團(tuán)初中或高中補全，照片缺失或粘貼不牢固的請補全照片且粘貼牢固，否則視為無效；該生一旦入黨、入伍時，該材料不完整影響該生入黨、入伍。另外，團(tuán)證由學(xué)生本人攜帶，裝有團(tuán)關(guān)系的袋子上貼有介紹信的，可留存放入入團(tuán)志愿書后面，沒有重要信息的，請抽出自行銷毀，不作為歸檔材料）
本人簽字：
移交目錄中“本人簽字”欄，請學(xué)生本人核對無誤后，在該欄下簽字。
1-7項材料中若有缺失，建議學(xué)生本人補齊相關(guān)材料。能提供印有原單位紅色公章的相關(guān)信息材料的證明，可視為補充了該材料，且在備注中注明：xx材料是證明材料；第8項材料中原入團(tuán)所在學(xué)校開具的“入團(tuán)志愿書丟失證明”可放入檔案，但該材料只能作參考，在政審、入黨、入伍等各項審查時，“入團(tuán)志愿書丟失證明”不具有效力，只有《入團(tuán)志愿書》原件有效，所以建議到發(fā)展成為團(tuán)員的原單位補《入團(tuán)志愿書》。
其他說明
新生檔案移交目錄表（附件1）左側(cè)必須留有1厘米距離用于裝訂，表格所列內(nèi)容不能隨意刪減；填寫完的移交目錄表，用A4紙打印，每班級打印三份（雙方簽字后學(xué)院留存1份、館內(nèi)留存2份，同時移交電子版）；新生入團(tuán)信息歸檔采集表（附件1）請按項填寫相關(guān)信息，該表只提交電子版不需打印。（電子郵箱[email protected]）。
2.整理本科新生檔案
以上8項材料展平，排放整齊，按照1-8的順序排放，放入新生檔案袋中，以便移交時候方便清點，提高速度； 其他不能歸入以上類別的材料，均放在最后；有照片脫落的情況，請粘貼好；切記：所有已經(jīng)裝訂好的材料千萬不要拆卷，如因歸檔裝訂造成的不能與1-8的順序保持一致，沒有關(guān)系。
入館檔案以班級為單位，按照學(xué)生學(xué)號順序排列，橫向捆綁。各學(xué)院一定要將檔案按要求整理好后再移交檔案館（校史館）。
（三）研究生新生檔案整理
1.下載、填寫研究生新生檔案移交目錄及新生入團(tuán)信息歸檔采集表（附件1）
按照以下五類順序依次整理，第一類高中檔案；第二類專科、本科檔案；第三類研究生入學(xué)檔案（按照入學(xué)通知書、入學(xué)登記表、入學(xué)體檢表順序，原則這三樣全體新生必須每人都要齊全，不全盡量補齊）；第四類團(tuán)組織材料（整理要求詳見（二）本科新生檔案整理“第三類團(tuán)組織關(guān)系材料，主要有1項材料”），黨員檔案（放在團(tuán)組織材料后面，用檔案袋裝的黨員檔案無需拆袋連檔案袋一起裝入，如果是整本裝訂的直接放在團(tuán)組織材料后面），如果有積極分子材料請放在團(tuán)組織材料后面；第五類工作檔案放在最后。
研究生檔案填寫移交目錄時，第一、二、三類及黨員檔案材料只要有相應(yīng)材料就在該項下畫對號“√”，無材料則畫叉號“×”；第四類中的團(tuán)組織材料請參照本科生“（二）本科新生檔案整理第三類團(tuán)組織關(guān)系材料，主要有1項材料”的內(nèi)容要求進(jìn)行整理填寫；如果有積極分子材料需要在備注中注明“有積極分子材料”；如有工作檔案請歸檔并在備注中注明“有工作檔案”，無工作檔案不放也不用標(biāo)注。
本人簽字：
移交目錄中“本人簽字”欄，請學(xué)生本人核對無誤后，在該欄下簽字。第一、二、三、四類材料中若有缺失，建議學(xué)生本人補齊相關(guān)材料。（具體要求詳見（二）本科新生檔案整理 本人簽字）
其他說明（具體要求詳見（二）本科新生檔案整理 其他說明）
2.整理新生檔案
填寫好新生檔案袋和移交目錄后，將該生檔案材料按照五類順序裝入該生新生檔案袋中（準(zhǔn)確核對新生檔案袋中材料為本人）后，以班級為單位，按照班級內(nèi)學(xué)生學(xué)號順序排列，準(zhǔn)備移交檔案館（校史館）。
檔案袋中檔案的擺放順序嚴(yán)格按照這五類檔案的整理順序進(jìn)行排序，檔案若不按順序整理擺放，檔案館（校史館）接收核查檔案時將無法一一核對檔案內(nèi)容，只能退回重新整理檔案，擇日再進(jìn)行移交。大家如有不明事宜請隨時聯(lián)系檔案館（校史館）。
三、檔案核查、移交工作
學(xué)生檔案從10月25日開始移交，具體時間詳見附件2。檔案館（校史館）老師將與移交人員逐份逐頁清點核實檔案材料，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤后，再簽字。煩請各位新生輔導(dǎo)員老師相互提醒裝檔。
具體事宜可咨詢檔案館（校史館）
聯(lián)系電話：024-24682889
聯(lián)系人： 田老師
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