各學院研究生輔導員及全體研究生畢業(yè)生：
2022屆4月研究生畢業(yè)生檔案轉遞工作即將開始，為確保此項任務順利圓滿完成，現將檔案整理轉遞工作安排如下：
一、政策依據
根據中組部、人社部、國家發(fā)改委、財政部、國家檔案局聯合發(fā)文《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構以及經人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經授權不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務機構管理”和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定，今后各應屆畢業(yè)生個人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉遞，原則上學校將不予以保留學生個人檔案。
二、歸檔材料：
1、畢業(yè)材料：高等學校畢業(yè)生登記表、成績單、授位審批材料、及畢業(yè)生就業(yè)報到通知書等。
2、獎勵材料：學生在校期間因表現突出獲得的學院、校級及校級以上等相關獎勵材料。
3、處分材料：學生在校期間違反校規(guī)、校紀，觸犯國家法律等各類處分材料。
4、組織材料：學生在校期間參加黨、團組織材料等。
5、日常行為表現材料：學生在校期間日常行為表現的學年鑒定材料等。
6、可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學籍異動材料如休學、復學、退學、轉學、參軍、出國等；選調生材料；有工作經歷的個人人事檔案）。
各學院研究生輔導員請嚴格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級及學號順序排列。裝檔當天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2022屆4月畢業(yè)研究生裝檔明細表》（附件2）以學院為單位一式兩份入館裝檔。
注意:因哈爾濱市就業(yè)管理局的特殊要求，畢業(yè)生檔案轉遞到哈爾濱市就業(yè)管理局的需將哈爾濱市就業(yè)管理局檔案材料清單（附件5）放入檔案中。
三、歸檔材料要求
1、歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料。材料應完整、真實、文字清楚、手續(xù)齊備、對象明確，應有承辦單位或個人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章；要同本人見面的材料，一般應有本人的簽字。
2、檔案材料一般應使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫，不得用復印件代替原件存檔。
四、畢業(yè)生檔案轉遞信息填寫及校核
為了保證畢業(yè)生個人檔案投遞快速、準確無誤，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實行“由輔導員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫《2022屆4月畢業(yè)研究生檔案轉遞信息統(tǒng)計表》（附件1該表只需電子版），詳細填寫個人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導員審核后學生本人核實、確認→提交給研究生學院→提交檔案館”的填報流程，檔案館將以此信息集中轉遞畢業(yè)生個人檔案。
1、請相關輔導員通知畢業(yè)生提前與用人單位和人才服務機構核實好接收檔案的詳細地址、單位名稱、接收人及聯系電話、郵政編碼等準確信息，在規(guī)定時間內按班級學號順序認真詳細填寫《2022屆4月畢業(yè)研究生檔案轉遞信息統(tǒng)計表》（附件1）中的信息，不準空項，以確保畢業(yè)生個人檔案安全準確投遞。若因學生個人填報發(fā)檔信息不準確，而造成轉遞過程中丟失檔案情況的，責任由學生自負。對于未簽工作的應屆已經畢業(yè)的學生，因畢業(yè)生與學校已無隸屬關系，且考慮到在校托管，影響畢業(yè)生工齡、職稱晉級、公考、落戶等因素，檔案館原則上不予托管，畢業(yè)生檔案遷回生源地的公共人才代理機構；應屆畢業(yè)出國留學的學生，其檔案可轉至教育部留學服務中心留學人員檔案室或生源地公共人才代理機構（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心、人力資源和社會保障局、人才服務中心等機構）。
2、畢業(yè)生檔案轉遞采用“中國郵政EMS標準快遞”，檔案轉遞信息填寫必須符合中國郵政EMS標準快遞要求，具體要求如下：
（1）收件單位：必須準確填寫具有檔案管理權限的單位全稱，畢業(yè)生需與簽約單位確認檔案轉遞接收單位。
（2）收件地址：必須詳細填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱、門牌號碼等信息。
（3）收件人信息：必須準確填寫收件單位聯系人的姓名、聯系電話、手機號碼等信息。
例：郵寄地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ區(qū)ＸＸ街路ＸＸ號
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五、檔案轉遞形式與查詢
1、各學院畢業(yè)生檔案歸檔工作完成后，檔案館負責核查和密封，檔案統(tǒng)一由EMS特快專遞發(fā)送。對于部分特殊情況，也可由接收單位派專人領取。畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自帶。因特殊情況需要自帶的，應憑用人單位人事部門開具的調檔函（注明同意自帶）、畢業(yè)證、學位證、報到證、身份證、回執(zhí)，由該學生輔導員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說明表》（附件3）來館裝檔密封后交給學生本人。
在自帶檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔責任，學校不負任何責任。
2、檔案轉遞工作完成后，EMS會給畢業(yè)生本人發(fā)送檔案簽收短信，此短信可查看郵寄單號及簽收信息，建議此信息截屏留存；檔案館網站或學院班級群發(fā)布的檔案轉遞信息匯編，畢業(yè)生可通過學號、姓名查詢本人郵寄單號，然后登錄中國郵政EMS官網查詢轉遞的具體信息，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號查詢信息有效時間為兩個月，請畢業(yè)生在有效時間內及時查詢自己的檔案是否已被轉遞單位簽收、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）。
六、工作要求
1、各學院要高度重視畢業(yè)生檔案存檔、轉遞工作，加強對畢業(yè)生的教育、引導，使其充分認識個人檔案對于就業(yè)、升學、升職等方面的重要作用。
2、各學院畢業(yè)生輔導員要嚴格按照通知要求，全過程負責畢業(yè)生檔案材料歸檔、信息校核工作，確保歸檔材料不錯裝、不漏裝，轉遞信息無遺漏、無缺失、準確無誤。
3、各學院裝檔完成后，請于3月25日將《2022屆4月畢業(yè)研究生裝檔明細表》（附件2）的電子版及紙質版（簽字、蓋章）一式兩份交至檔案館（校史館）108室。
4、各學院裝檔具體流程及時間安排詳見附件6。
5、因哈爾濱市人力資源和社會保障局的要求，畢業(yè)生檔案轉遞到哈爾濱地區(qū)的人才服務機構代理的需將哈爾濱地區(qū)檔案材料清單（附件5）放入檔案中。
5、如有不明事宜請聯系檔案館。
請相關老師及時加入我校學生檔案管理工作微信群，不明事宜，可在群里咨詢，請入群的老師注明單位，姓名。
沈理工學生檔案管理工作群 二維碼
聯 系 人：胡老師
聯系電話：024-24682889 13897958161
地點：檔案館108室
電子郵箱：[email protected]
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