各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員及全體2022屆畢業(yè)研究生：
2022年3月和6月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項(xiàng)任務(wù)順利完成，現(xiàn)將檔案整理轉(zhuǎn)遞工作安排如下：
一、政策依據(jù)
根據(jù)中組部、人社部、國家發(fā)改委、財(cái)政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理” 和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定，今后各應(yīng)屆畢業(yè)生個(gè)人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個(gè)人檔案。
二、歸檔材料：
1、畢業(yè)材料：畢業(yè)研究生登記表、授位審批材料以及就業(yè)報(bào)到證等。
2、獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)生在校期間獲得的院級、校級以及校級以上獎(jiǎng)勵(lì)材料。
3、處分材料：學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國家法律等各類處分材料。
4、組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團(tuán)組織材料等。
5、日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等。
6、可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動材料如休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、參軍、出國等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案）。
各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員請嚴(yán)格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級及學(xué)號順序排列。裝檔當(dāng)天請攜帶已裝好的畢業(yè)研究生檔案袋及《2022屆畢業(yè)研究生裝檔材料明細(xì)表》（附件2）（附件2以學(xué)院為單位一式兩份），同時(shí)帶入檔案館（校史館）并完成裝檔。
注意:（1）因哈爾濱市人力資源和社會保障局、六盤水市人力資源和社會保障局的特殊要求，畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱市、六盤水市人力資源和社會保障局的需將哈爾濱市、六盤水市檔案材料清單（附件5）放入檔案中。（2）因上海市人力資源和社會保障局的要求，畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞到上海市各區(qū)就業(yè)促進(jìn)中心檔案室的需將畢業(yè)生身份證及戶口本復(fù)印件放入檔案中。
三、歸檔材料要求
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正確材料。歸檔材料應(yīng)完整真實(shí)、字跡清晰、手續(xù)齊備、對象明確，應(yīng)有承辦單位或個(gè)人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章。
2、檔案材料一般應(yīng)使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔。
四、畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
（一）畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程
為了保證畢業(yè)研究生個(gè)人檔案投遞快速、準(zhǔn)確無誤，避免個(gè)人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實(shí)行“由研究生輔導(dǎo)員通知畢業(yè)研究生→畢業(yè)研究生填寫《2022屆畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1只需提交電子版），詳細(xì)填寫個(gè)人信息及檔案轉(zhuǎn)遞信息→研究生輔導(dǎo)員審核后，讓學(xué)生本人再次核實(shí)并確認(rèn)簽字→研究生輔導(dǎo)員提交給研究生學(xué)院審核→6月13日由研究生學(xué)院提交檔案館（校史館）→檔案館（校史館）核對→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員入檔案館（校史館）核對→檔案轉(zhuǎn)遞信息定稿后（研究生輔導(dǎo)員留存最終版信息）→檔案館（校史館）發(fā)給郵局→郵局發(fā)給檔案館（校史館）快遞單據(jù)→檔案館（校史館）下發(fā)快遞單據(jù)給各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員核查→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員核查后讓畢業(yè)研究生核查，核查無誤后返給檔案館（校史館）（有誤的在快遞單上做紅色標(biāo)注并放在本班快遞單最上面）→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員將更改有誤的轉(zhuǎn)遞信息匯總后重新提交檔案館（校史館）→檔案館（校史館）匯總重新提交給郵局→郵局再次打印快遞單據(jù)（不再下發(fā)核查）給檔案館（校史館）→按裝檔流程裝檔，檔案館（校史館）將依據(jù)此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)研究生個(gè)人檔案。
（二）畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項(xiàng)
請研究生輔導(dǎo)員通知畢業(yè)研究生提前與用人單位和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)核實(shí)好接收檔案的詳細(xì)地址、單位名稱、接收人及聯(lián)系電話、郵政編碼等準(zhǔn)確信息，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按班級學(xué)號順序認(rèn)真詳細(xì)填寫《2022屆畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1）中的信息，不準(zhǔn)空項(xiàng)，以確保畢業(yè)研究生個(gè)人檔案安全準(zhǔn)確投遞。若因?qū)W生個(gè)人填報(bào)檔案轉(zhuǎn)遞信息不準(zhǔn)確，而造成檔案在轉(zhuǎn)遞過程中丟失情況，責(zé)任由學(xué)生自負(fù)。
1、已就業(yè)的畢業(yè)研究生：（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權(quán)限，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，但其單位檔案在相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理，檔案直接發(fā)往該人才機(jī)構(gòu)；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，也無相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理檔案，即單位不要檔案的，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。
2、未就業(yè)的畢業(yè)研究生：考慮到檔案繼續(xù)在學(xué)校保管，會影響畢業(yè)研究生工齡、職稱晉級、公考、落戶等因素，檔案館（校史館）原則上不予繼續(xù)保管檔案，畢業(yè)研究生檔案遷回生源地的公共人才代理機(jī)構(gòu)，須提前與對方聯(lián)系，確認(rèn)詳細(xì)地址、單位名稱、接收人/接收部門、聯(lián)系電話及郵政編碼。畢業(yè)后準(zhǔn)備出國留學(xué)的畢業(yè)研究生，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學(xué)服務(wù)中心留學(xué)人員檔案室或生源地公共人才代理機(jī)構(gòu)（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、人力資源和社會保障局、人才服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)）。
3、自提檔案的畢業(yè)研究生：畢業(yè)研究生檔案一般不允許由本人自提。因特殊情況需要自提的，由該生的研究生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《2022屆畢業(yè)研究生自提檔案情況說明表》（附件3）來檔案館（校史館）裝檔密封后交給該生的輔導(dǎo)員。在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)研究生本人承擔(dān)責(zé)任，學(xué)校不負(fù)任何責(zé)任。
4、檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：6月23日前檔案館（校史館）不接受個(gè)人改派；6月24日有改派的學(xué)生請持研究生學(xué)院的回執(zhí)單到檔案館（校史館）辦理檔案改派信息登記（建議有改派意向的學(xué)生由研究生輔導(dǎo)員統(tǒng)一辦理，填寫新的郵寄信息，留存改派后的地址，把新的就業(yè)報(bào)到證裝入檔案后按照新的地址郵寄）。
5、報(bào)名參加2022年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計(jì)劃志愿者的畢業(yè)研究生：填寫《2022年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計(jì)劃志愿者申請檔案保留學(xué)校學(xué)生名單》（附表7），貼“在校保留”標(biāo)簽，等待入選結(jié)果。（1）結(jié)果公示后入選的學(xué)生，檔案暫留檔案館（校史館）保管。研究生輔導(dǎo)員與學(xué)生確認(rèn)檔案留校保管的時(shí)間，保管時(shí)間為1年-3年之間。（2）未入選的學(xué)生，按遺留檔案轉(zhuǎn)遞流程盡快轉(zhuǎn)遞。
6、畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞采用“中國郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”，檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫必須符合中國郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞要求，具體要求如下：
（1）檔案轉(zhuǎn)遞地址必須與就業(yè)報(bào)到證地址一致，檔案轉(zhuǎn)遞地址是報(bào)到證地址的詳細(xì)地址。
（2）收件單位：必須準(zhǔn)確填寫具有檔案管理權(quán)限的單位全稱，畢業(yè)研究生需與簽約單位確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)遞接收單位。
（3）收件地址：必須詳細(xì)填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱、門牌號碼等信息。
（4）收件人信息：必須準(zhǔn)確填寫收件單位聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話、手機(jī)號碼等信息。
例：郵寄地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ區(qū)ＸＸ街路ＸＸ號
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1、各學(xué)院畢業(yè)研究生檔案歸檔工作完成后，檔案館（校史館）核查后密封，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā)。派遣至沈陽市人力資源服務(wù)與行政執(zhí)法中心的檔案由檔案館（校史館）派專人送達(dá)；派遣至大連市人才服務(wù)中心、鞍山市人才服務(wù)中心、遼陽市人力資源和社會保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心的檔案統(tǒng)一打包郵寄，其余畢業(yè)研究生檔案統(tǒng)一由中國郵政公司EMS“大學(xué)生檔案”專遞方式寄出。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，檔案館（校史館）會將檔案郵寄信息發(fā)給各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員，畢業(yè)研究生可以到研究生輔導(dǎo)員發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，通過學(xué)號、姓名查詢本人郵寄單號，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號網(wǎng)上查詢信息有效時(shí)間為一年，查詢電話11183，請畢業(yè)研究生在有效時(shí)間內(nèi)及時(shí)查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）。
六、工作要求
1、請各學(xué)院高度重視畢業(yè)研究生檔案裝檔、轉(zhuǎn)遞工作，加強(qiáng)對畢業(yè)研究生的教育和引導(dǎo)，使其充分認(rèn)識個(gè)人檔案對于就業(yè)、升學(xué)、升職等方面的重要作用。
2、各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員要嚴(yán)格按照通知要求，全過程負(fù)責(zé)畢業(yè)研究生檔案材料歸檔、信息校核工作，確保裝檔材料不錯(cuò)裝、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏、無缺失、準(zhǔn)確無誤。
3、各學(xué)院裝檔完成后，請于6月20日將最終版《2022屆畢業(yè)研究生裝檔材料明細(xì)表》（附件2）、《（）學(xué)院2022屆畢業(yè)研究生遺留檔案登記表》（附件4）的電子版及紙質(zhì)版（簽字、蓋章）一式兩份交至檔案館（校史館）108室。
4、各學(xué)院裝檔具體流程及時(shí)間安排詳見附件6。
5、如有不明事宜請聯(lián)系檔案館（校史館）胡老師。
請相關(guān)老師及時(shí)加入我校學(xué)生檔案管理工作微信群，不明事宜，可在群里咨詢，請入群的老師注明單位，姓名。
沈理工學(xué)生檔案管理工作群二維碼
（二維碼5月20日前有效）
聯(lián)系 人：胡老師
聯(lián)系電話：024-24682889 13897958161
地 點(diǎn)：檔案館108室
電子郵箱：[email protected]
沈陽理工大學(xué)檔案館（校史館）
2022年5月16日
附件1 ：《2022屆畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》
附件2 ：《2022屆畢業(yè)研究生裝檔材料明細(xì)表》
附件3： 《2022屆畢業(yè)研究生自提檔案情況說明表》
附件4： 《（）學(xué)院2022屆畢業(yè)研究生遺留檔案登記表》
附件5 ：《檔案材料清單》
附件6 ：《畢業(yè)研究生裝檔流程及時(shí)間》
附件7： 《2022年大學(xué)生志愿服務(wù)西部計(jì)劃志愿者申請檔案保留學(xué)校名單》
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