各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員及全體研究生畢業(yè)生：
2019屆研究生畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始,，為確保此項(xiàng)任務(wù)順利圓滿完成,，現(xiàn)將檔案整理轉(zhuǎn)遞工作安排如下：
一,、政策依據(jù)
根據(jù)中組部,、人社部,、國家發(fā)改委,、財(cái)政部,、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理,，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案,。嚴(yán)禁個人保管本人或他人檔案,。跨地區(qū)流動人員的人事檔案,，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理” 和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案,，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定，今后各應(yīng)屆畢業(yè)生個人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞,，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個人檔案,。
二、歸檔材料：
1,、畢業(yè)材料：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表,、授位審批材料、及畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到通知書等,。
2,、獎勵材料：學(xué)生在校期間因表現(xiàn)突出獲得的學(xué)院、校級及校級以上等相關(guān)獎勵材料,。
3,、處分材料：學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì),，觸犯國家法律等各類處分材料,。
4、組織材料：學(xué)生在校期間參加黨,、團(tuán)組織材料等,。
5、日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等,。
6,、可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表,、學(xué)籍異動材料如休學(xué),、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué),、參軍,、出國等；選調(diào)生材料,；有工作經(jīng)歷的個人人事檔案）,。
各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員請嚴(yán)格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè),、班級及學(xué)號順序排列,。裝檔當(dāng)天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2019屆研究生畢業(yè)生裝檔明細(xì)表》（附件2）以學(xué)院為單位一式兩份入館裝檔。
注意:因哈爾濱市就業(yè)管理局的特殊要求,，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱市就業(yè)管理局的需將哈爾濱市就業(yè)管理局檔案材料清單（附件3）放入檔案中,。
三、歸檔材料要求
1,、歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料,。材料應(yīng)完整、真實(shí),、文字清楚,、手續(xù)齊備、對象明確,，應(yīng)有承辦單位或個人署名,，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的,，須蓋印章,；要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字,。
2,、檔案材料一般應(yīng)使用16開辦公用紙，文字須是正式打印或用藍(lán)黑墨水,、黑色墨水,、墨汁書寫。不得使用圓珠筆,、鉛筆,、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔,。
四,、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
為了保證畢業(yè)生個人檔案投遞快速、準(zhǔn)確無誤,，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生,，實(shí)行“由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫畢業(yè)派遣信息表（附件1該表只需電子版）,，詳細(xì)填寫個人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導(dǎo)員審核后學(xué)生本人核實(shí),、確認(rèn)→提交給研究生學(xué)院→提交檔案館”的填報(bào)流程,，檔案館將以此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個人檔案。
1,、請相關(guān)輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生提前與用人單位和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)核實(shí)好接收檔案的詳細(xì)地址,、單位名稱、接收人及聯(lián)系電話,、郵政編碼等準(zhǔn)確信息,，在規(guī)定時間內(nèi)按班級學(xué)號順序認(rèn)真詳細(xì)填寫畢業(yè)生派遣表（附件1）中的信息，不準(zhǔn)空項(xiàng),，以確保畢業(yè)生個人檔案安全準(zhǔn)確投遞,。若因?qū)W生個人填報(bào)發(fā)檔信息不準(zhǔn)確，而造成轉(zhuǎn)遞過程中丟失檔案情況的,，責(zé)任由學(xué)生自負(fù),。對于未簽工作的應(yīng)屆已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，因畢業(yè)生與學(xué)校已無隸屬關(guān)系,，且考慮到在校托管,，影響畢業(yè)生工齡、職稱晉級,、公考,、落戶等因素，檔案館原則上不予托管,，畢業(yè)生檔案遷回生源地的公共人才代理機(jī)構(gòu),；應(yīng)屆畢業(yè)出國留學(xué)的學(xué)生，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學(xué)服務(wù)中心留學(xué)人員檔案室或生源地公共人才代理機(jī)構(gòu)（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心,、人力資源和社會保障局,、人才服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)）。
2,、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞采用“中國郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”,，檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫必須符合中國郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞要求，具體要求如下：
（1）收件單位：必須準(zhǔn)確填寫具有檔案管理權(quán)限的單位全稱,，畢業(yè)生需與簽約單位確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)遞接收單位,。
（2）收件地址：必須詳細(xì)填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱,、門牌號碼等信息,。
（3）收件人信息：必須準(zhǔn)確填寫收件單位聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話,、手機(jī)號碼等信息,。
例：郵寄地址：ＸＸ?。兀厥校兀貐^(qū)ＸＸ街路ＸＸ號
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1,、各學(xué)院畢業(yè)生檔案歸檔工作完成后,，檔案館負(fù)責(zé)核查和密封，檔案統(tǒng)一由EMS特快專遞發(fā)送,。對于部分特殊情況,，也可由接收單位派專人領(lǐng)取。畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自帶,。因特殊情況需要自帶的,，應(yīng)憑用人單位人事部門開具的調(diào)檔函（注明同意自帶）、畢業(yè)證,、學(xué)位證,、報(bào)到證、身份證,、回執(zhí),，由該學(xué)生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說明表》（附件4）來館裝檔密封后交給學(xué)生本人,。
在自帶檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封,、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔(dān)責(zé)任,，學(xué)校不負(fù)任何責(zé)任,。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后,，EMS會給畢業(yè)生本人發(fā)送檔案簽收短信,，此短信可查看郵寄單號及簽收信息，建議此信息截屏留存,；檔案館網(wǎng)站或?qū)W院班級群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編,，畢業(yè)生可通過學(xué)號、姓名查詢本人郵寄單號,，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息,，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號查詢信息有效時間為一年,，請畢業(yè)生在有效時間內(nèi)及時查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收,、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）。
六,、工作要求
1,、各學(xué)院要高度重視畢業(yè)生檔案存檔、轉(zhuǎn)遞工作,，加強(qiáng)對畢業(yè)生的教育,、引導(dǎo),，使其充分認(rèn)識個人檔案對于就業(yè)、升學(xué),、升職等方面的重要作用,。
2、各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員要嚴(yán)格按照通知要求,，全過程負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案材料歸檔,、信息校核工作,，確保歸檔材料不錯裝,、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏,、無缺失,、準(zhǔn)確無誤。
3,、各學(xué)院裝檔完成后,，請于4月11日將《2019屆研究生畢業(yè)生裝檔明細(xì)表》（附件2）的電子版及紙質(zhì)版（一式兩份）交至檔案館108室。
4,、各學(xué)院裝檔具體流程及時間安排詳見附件5,。
5、如有不明事宜請聯(lián)系檔案館,。
聯(lián) 系 人：王老師
聯(lián)系電話：024-24682889
地 點(diǎn)：檔案館108室
官方微信
官方微博
官方抖音