各學院研究生輔導員及全體研究生畢業(yè)生：
2019屆研究生畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項任務順利圓滿完成，現(xiàn)將檔案整理轉(zhuǎn)遞工作安排如下：
一、政策依據(jù)
根據(jù)中組部、人社部、國家發(fā)改委、財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)管理” 和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定，今后各應屆畢業(yè)生個人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學校將不予以保留學生個人檔案。
二、歸檔材料：
1、畢業(yè)材料：高等學校畢業(yè)生登記表、授位審批材料、及畢業(yè)生就業(yè)報到通知書等。
2、獎勵材料：學生在校期間因表現(xiàn)突出獲得的學院、校級及校級以上等相關(guān)獎勵材料。
3、處分材料：學生在校期間違反校規(guī)、校紀，觸犯國家法律等各類處分材料。
4、組織材料：學生在校期間參加黨、團組織材料等。
5、日常行為表現(xiàn)材料：學生在校期間日常行為表現(xiàn)的學年鑒定材料等。
6、可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學籍異動材料如休學、復學、退學、轉(zhuǎn)學、參軍、出國等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個人人事檔案）。
各學院研究生輔導員請嚴格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級及學號順序排列。裝檔當天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2019屆研究生畢業(yè)生裝檔明細表》（附件2）以學院為單位一式兩份入館裝檔。
注意:因哈爾濱市就業(yè)管理局的特殊要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱市就業(yè)管理局的需將哈爾濱市就業(yè)管理局檔案材料清單（附件3）放入檔案中。
三、歸檔材料要求
1、歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料。材料應完整、真實、文字清楚、手續(xù)齊備、對象明確，應有承辦單位或個人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章；要同本人見面的材料，一般應有本人的簽字。
2、檔案材料一般應使用16開辦公用紙，文字須是正式打印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫，不得用復印件代替原件存檔。
四、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
為了保證畢業(yè)生個人檔案投遞快速、準確無誤，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實行“由輔導員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫畢業(yè)派遣信息表（附件1該表只需電子版），詳細填寫個人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導員審核后學生本人核實、確認→提交給研究生學院→提交檔案館”的填報流程，檔案館將以此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個人檔案。
1、請相關(guān)輔導員通知畢業(yè)生提前與用人單位和人才服務機構(gòu)核實好接收檔案的詳細地址、單位名稱、接收人及聯(lián)系電話、郵政編碼等準確信息，在規(guī)定時間內(nèi)按班級學號順序認真詳細填寫畢業(yè)生派遣表（附件1）中的信息，不準空項，以確保畢業(yè)生個人檔案安全準確投遞。若因?qū)W生個人填報發(fā)檔信息不準確，而造成轉(zhuǎn)遞過程中丟失檔案情況的，責任由學生自負。對于未簽工作的應屆已經(jīng)畢業(yè)的學生，因畢業(yè)生與學校已無隸屬關(guān)系，且考慮到在校托管，影響畢業(yè)生工齡、職稱晉級、公考、落戶等因素，檔案館原則上不予托管，畢業(yè)生檔案遷回生源地的公共人才代理機構(gòu)；應屆畢業(yè)出國留學的學生，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學服務中心留學人員檔案室或生源地公共人才代理機構(gòu)（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心、人力資源和社會保障局、人才服務中心等機構(gòu)）。
2、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞采用“中國郵政EMS標準快遞”，檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫必須符合中國郵政EMS標準快遞要求，具體要求如下：
（1）收件單位：必須準確填寫具有檔案管理權(quán)限的單位全稱，畢業(yè)生需與簽約單位確認檔案轉(zhuǎn)遞接收單位。
（2）收件地址：必須詳細填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱、門牌號碼等信息。
（3）收件人信息：必須準確填寫收件單位聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話、手機號碼等信息。
例：郵寄地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ區(qū)ＸＸ街路ＸＸ號
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1、各學院畢業(yè)生檔案歸檔工作完成后，檔案館負責核查和密封，檔案統(tǒng)一由EMS特快專遞發(fā)送。對于部分特殊情況，也可由接收單位派專人領(lǐng)取。畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自帶。因特殊情況需要自帶的，應憑用人單位人事部門開具的調(diào)檔函（注明同意自帶）、畢業(yè)證、學位證、報到證、身份證、回執(zhí)，由該學生輔導員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說明表》（附件4）來館裝檔密封后交給學生本人。
在自帶檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔責任，學校不負任何責任。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，EMS會給畢業(yè)生本人發(fā)送檔案簽收短信，此短信可查看郵寄單號及簽收信息，建議此信息截屏留存；檔案館網(wǎng)站或?qū)W院班級群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，畢業(yè)生可通過學號、姓名查詢本人郵寄單號，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號查詢信息有效時間為一年，請畢業(yè)生在有效時間內(nèi)及時查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）。
六、工作要求
1、各學院要高度重視畢業(yè)生檔案存檔、轉(zhuǎn)遞工作，加強對畢業(yè)生的教育、引導，使其充分認識個人檔案對于就業(yè)、升學、升職等方面的重要作用。
2、各學院畢業(yè)生輔導員要嚴格按照通知要求，全過程負責畢業(yè)生檔案材料歸檔、信息校核工作，確保歸檔材料不錯裝、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏、無缺失、準確無誤。
3、各學院裝檔完成后，請于4月11日將《2019屆研究生畢業(yè)生裝檔明細表》（附件2）的電子版及紙質(zhì)版（一式兩份）交至檔案館108室。
4、各學院裝檔具體流程及時間安排詳見附件5。
5、如有不明事宜請聯(lián)系檔案館。
聯(lián) 系 人：王老師
聯(lián)系電話：024-24682889
地 點：檔案館108室
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