各處級單位：
按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》的規(guī)定要求,，請將本單位2018年產(chǎn)生的屬歸檔范圍的各類文件資料按歸檔要求整理好移交檔案館,。若有2018年度以前未歸檔的檔案，按要求分年度整理好一并歸檔?，F(xiàn)就有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
一,、歸檔范圍
詳見附件
二、歸檔要求
1,、各單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對本單位歸檔工作的領(lǐng)導(dǎo),，兼職檔案員要切實(shí)履行職責(zé)，做好本單位歸檔材料的收集,、整理與移交工作,，保證歸檔文件材料完整、齊全,，并按時(shí)移交,，任何單位和個(gè)人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。
2,、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個(gè)部門的,，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔,，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。
3,、重要請示類文件材料如已答復(fù),，須附上相關(guān)批復(fù)材料。各部門有關(guān)報(bào)表,、名冊,、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的，以冊（本）為單位移交,。
4,、歸檔的文件材料應(yīng)是原件，復(fù)印件原則上不歸檔,。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料,，必須按要求整理后方可移交。
5,、歸檔材料必須完整,，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不缺頁,、漏項(xiàng),。
6、歸檔的聲像,、實(shí)物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時(shí)間,、地點(diǎn)、人物,；歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時(shí)間,，并刻錄光盤（一式3份）。
7.涉密與非密文件的移交目錄應(yīng)分開填寫,，其中涉密歸檔材料的移交目錄請用涉密計(jì)算機(jī)打印或手填送交檔案館,。
8.由各職能部門向上級主管部門報(bào)批的個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)、優(yōu)秀等審批表由相關(guān)職能部門及時(shí)移交,，填寫《干部人事檔案移交目錄》,，歸入個(gè)人人事檔案。
三,、歸檔程序
1,、歸檔驗(yàn)收：
檔案移交時(shí)，交接雙方當(dāng)面檢查,，檔案館工作人員按有歸檔材料要求進(jìn)行驗(yàn)收,，不符合的請歸檔部門按要求整理合格后，辦理移交手續(xù)。
2,、移交手續(xù)：
歸檔單位移交檔案材料時(shí)必須根據(jù)移交類型填寫相應(yīng)的“檔案移交目錄表”,，（詳見檔案館網(wǎng)站http://www.sylu.edu.cn/danganguan/yjbiaoge.html），目錄表一式3份（提交電子版1份）,，移交單位分管檔案負(fù)責(zé)人簽字,、交接雙方簽字并加蓋所在單位印章，歸檔單位留存1份,，檔案館留存2份備查,。
3、歸檔時(shí)間：
（1）學(xué)校各有關(guān)職能部門,、各學(xué)院在6月底以前歸檔,。
（2）教學(xué)檔案按學(xué)年度在每學(xué)年結(jié)束，即11月底以前歸檔,。
（3）縱向科研（課題）類項(xiàng)目檔案,，在項(xiàng)目完成，通過鑒定驗(yàn)收后2個(gè)月內(nèi)歸檔,。
（4）設(shè)備檔案在設(shè)備驗(yàn)收完畢正常投入使用后歸檔,。
（5）財(cái)物檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)會(huì)部門保管一年,，期滿之后,，在第二個(gè)會(huì)計(jì)年度移交。
（6）聲像載體材料在完成制作后3個(gè)月內(nèi)歸檔,，照片檔案在次年6月底以前歸檔。
（7）實(shí)物檔案在6月底以前歸檔,。獲得市級以上表彰的獎(jiǎng)狀,、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯,、證書和具有特殊意義的實(shí)物,，若本單位利用率高,可在原單位暫存或隨時(shí)移交檔案館，但應(yīng)完成實(shí)物檔案目錄的移交,，具體事宜請聯(lián)系檔案館于魯霞老師（電話：24686032）,。
（8）干部人事檔案類材料在辦理完畢1個(gè)月內(nèi)歸檔。
4,、移交地點(diǎn)：
檔案館（圖書館一樓）
聯(lián)系電話及聯(lián)系人： （詳見附件）
附件：沈陽理工大學(xué)各部門檔案歸檔范圍
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