各學院（系）：
檔案館（校史館）將對2020級新生檔案進行移交接收工作。為確保每名新生檔案完整性、唯一性、準確性，請各學院（系）負責2020級本科新生及研究生新生的輔導員老師按照新生檔案移交要求做好相關準備工作，有關事宜通知如下：
一、新生檔案歸檔范圍
1.本科新生檔案歸檔范圍：
高中材料：高中畢業(yè)生登記表、高中學籍材料、高考報名登記表、高考體檢表等；
入學材料：新生體檢表、新生報到證、沈陽理工大學新生入學登記表等；
團組織材料（注：只需要移交入團志愿書，不要團員證，且入團志愿書簽字、公章等項目信息完整；入團申請書、團組織關系轉接介紹信等材料放在入團志愿書后面，入團志愿書丟失證明按照團組織材料歸檔；今年仍然按照2019年要求，統(tǒng)計填寫新生入團信息歸檔采集表電子版，望周知）。
2.研究生新生檔案歸檔范圍：
高中檔案；
專、本科檔案；
研究生入學材料：新生體檢表、新生報到證、研究生入學登記表等；
黨（團）組織材料（團組織材料歸檔要求詳見上面本科新生檔案歸檔范圍：團組織材料；黨員檔案）。
有就業(yè)經歷的要有工作期間的相關檔案材料；
二、檔案移交準備工作
（一）領取并填寫新生檔案袋
本科新生：各學院（系）于2020年10月28-30日到檔案館按照本學院（系）新生人數(shù)領取本科新生檔案袋。領取后，在檔案袋相應位置（左上角）填寫學院（系）、專業(yè)、學號、姓名等相關信息，按學號順序排列；
研究生新生：研究生學院已經下發(fā)研究生檔案袋，請各學院在研究生檔案袋左上角（正面面向自己，開口朝上）填寫學院、專業(yè)、學號、姓名等相關信息，按學號順序排列。
原裝檔的學生檔案袋上若有重要信息，如高考分數(shù)等，折疊放入新生檔案袋最后，沒有重要信息的，確認檔案袋中無任何材料后，原舊檔案袋由各學院（系）自行銷毀。
（二）本科新生檔案整理
下載、填寫本科新生檔案移交目錄及新生入團信息歸檔采集表（附件1）
新生檔案材料主要有三類8項材料，詳見以下內容。
第一類高中材料，有4項材料：
1.高中畢業(yè)生登記表：專指有高中“畢業(yè)生登記表”字樣的材料，有則畫對號“√”，無則畫叉號“×”；
2.高中學籍檔案：指學生登記表、學生綜合測評、鑒定、學籍卡等高中三年期間發(fā)生的、填寫的家庭成員信息、每學年成績信息等材料，只要有相關的材料，即可認定有高中學籍檔案；
3.高考報名登記表：指各省份高考招生報名表。
4.高考體檢表：用于高考的體檢表，而不是高中每年的體檢表。
（注：河北考生高考招生錄取表和高考體檢表在一張紙上，視為第3、第4項都有；有的省份，如山西、山東、江蘇、浙江生源的，高中檔案為電子檔案的，在高中學籍檔案項下畫叉號“×”，在表中“備注”欄里注明：具體省份+電子檔案 ）
第二類入學材料，有3項材料：
5.新生報到證
6.新生體檢表
7.新生入學登記表，原則這三樣全體新生必須每人都要齊全，不全盡量補齊
注：新生入學登記表審核意見處要寫上同意字樣；準確填寫年、月、日后加蓋學院（系）學生工作辦公室的公章。如不按上述要求填寫、加蓋公章，此表無效將不予以歸檔。
第三類團組織關系材料，主要有1項材料：
8.專指入團志愿書，如果有入團志愿書，且填寫完整、公章齊全、照片粘貼完好，即認定有團組織材料，該項目下面即可畫對號“√”；如果無入團志愿書，該項目下面即畫叉號“×”；若學生沒有入團，該項目下面寫“群眾”，其他的材料如入團申請書、團組織關系轉接介紹信如果哪個學生有，放在入團志愿書后面即可。如果無入團志愿書只有“入團志愿書丟失證明”請在備注中注明“有入團志愿書丟失證明”。
（注：請一定核對入團志愿書內容，需填寫完整，要有公章，有照片且照片粘貼牢固；內容不完整的，請該同學補填，公章缺失的，請該學生到原入團初中或高中補全，照片缺失或粘貼不牢固的請補全照片且粘貼牢固，否則視為無效；該生一旦入黨、入伍時，該材料不完整影響該生入黨、入伍。另外，團證由學生本人攜帶，裝有團關系的袋子上貼有介紹信的，可留存放入入團志愿書后面，沒有重要信息的，請抽出自行銷毀，不作為歸檔材料）
本人簽字：
移交目錄中“本人簽字”欄，請學生本人核對無誤后，在該欄下簽字。
1-7項材料中若有缺失，建議學生本人補齊相關材料。能提供印有原單位紅色公章的相關信息材料的證明，可視為補充了該材料，且在備注中注明：xx材料是證明材料；第8項材料中原入團所在學校開具的“入團志愿書丟失證明”可放入檔案，但該材料只能作參考，在政審、入黨、入伍等各項審查時，“入團志愿書丟失證明”不具有效力，只有《入團志愿書》原件有效，所以建議到發(fā)展成為團員的原單位補《入團志愿書》。
其他說明
新生檔案移交目錄表（附件1）左側必須留有1厘米距離用于裝訂，表格所列內容不能隨意刪減；填寫完的移交目錄表，用A4紙打印，每班級打印三份（雙方簽字后學院留存1份、館內留存2份，同時移交電子版）；新生入團信息歸檔采集表（附件1）請按項填寫相關信息，該表只提交電子版不需打印。（電子郵箱[email protected]）。
整理本科新生檔案
以上8項材料展平，排放整齊，按照1-8的順序排放，放入新生檔案袋中，以便移交時候方便清點，提高速度； 其他不能歸入以上類別的材料，均放在最后；有照片脫落的情況，請粘貼好；切記：所有已經裝訂好的材料千萬不要拆卷，如因歸檔裝訂造成的不能與1-8的順序保持一致，沒有關系。
入館檔案以班級為單位，按照學生學號順序排列，橫向捆綁。各學院（系）一定要將檔案按要求整理好后再移交檔案館（校史館）。
（三）研究生新生檔案整理
1.下載、填寫研究生新生檔案移交目錄及新生入團信息歸檔采集表（附件1）
按照以下五類順序依次整理，第一類高中檔案；第二類專科、本科檔案；第三類研究生入學檔案（按照入學通知書、入學登記表、入學體檢表順序，原則這三樣全體新生必須每人都要齊全，不全盡量補齊）；第四類團組織材料（整理要求詳見（二）本科新生檔案整理“第三類團組織關系材料，主要有1項材料”），黨員檔案（放在團組織材料后面，用檔案袋裝的黨員檔案無需拆袋連檔案袋一起裝入，如果是整本裝訂的直接放在團組織材料后面），如果有積極分子材料請放在團組織材料后面；第五類工作檔案放在最后。
研究生檔案填寫移交目錄時，第一、二、三類及黨員檔案材料只要有相應材料就在該項下畫對號“√”，無材料則畫叉號“×”；第四類中的團組織材料請參照本科生“（二）本科新生檔案整理第三類團組織關系材料，主要有1項材料”的內容要求進行整理填寫；如果有積極分子材料需要在備注中注明“有積極分子材料”；如有工作檔案請歸檔并在備注中注明“有工作檔案”，無工作檔案不放也不用標注。
本人簽字：
移交目錄中“本人簽字”欄，請學生本人核對無誤后，在該欄下簽字。第一、二、三、四類材料中若有缺失，建議學生本人補齊相關材料。（具體要求詳見（二）本科新生檔案整理 本人簽字）
其他說明（具體要求詳見（二）本科新生檔案整理 其他說明）
2.整理新生檔案
填寫好新生檔案袋和移交目錄后，將該生檔案材料按照五類順序裝入該生新生檔案袋中（準確核對新生檔案袋中材料為本人）后，以班級為單位，按照班級內學生學號順序排列，準備移交檔案館（校史館）。
檔案袋中檔案的擺放順序嚴格按照這五類檔案的整理順序進行排序，檔案若不按順序整理擺放，檔案館（校史館）接收核查檔案時將無法一一核對檔案內容，只能退回重新整理檔案，擇日再進行移交。大家如有不明事宜請隨時聯(lián)系檔案館（校史館）。
三、檔案核查、移交工作
學生檔案從11月30日開始移交，具體時間詳見附件2。檔案館（校史館）老師將與移交人員逐份逐頁清點核實檔案材料，經雙方確認無誤后，再簽字。煩請各位新生輔導員老師相互提醒裝檔。
具體事宜可咨詢檔案館（校史館）
聯(lián)系電話：024-24682889
聯(lián)系人： 田老師
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