各學院：
檔案館（校史館）將對2024級新生檔案進行移交接收工作。為確保每名新生檔案完整性、唯一性、準確性，請各學院負責2024級研究生、本科生輔導員老師按照新生檔案移交要求做好相關(guān)準備工作，具體事宜通知如下：
一、新生檔案歸檔范圍
1.研究生新生檔案歸檔范圍：
（1）高中檔案；
（2）專、本科檔案；
（3）研究生入學材料：《新生體檢表》、《新生報到證》、《研究生入學登記表》等；
（4）黨組織關(guān)系材料：黨員檔案；
（5）團組織關(guān)系材料（注：只需要移交《入團志愿書》，不要團員證，且入團志愿書簽字、公章等項目信息完整；《入團申請書》、《團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接介紹信》等材料放在《入團志愿書》后面，《入團志愿書》丟失證明按照團組織材料歸檔；各學院統(tǒng)一填寫《新生入團信息歸檔采集表》電子版，望周知）；
（6）有就業(yè)經(jīng)歷的新生要有工作期間的相關(guān)檔案材料；
2.本科新生檔案歸檔范圍：
（1）高中材料：《高中畢業(yè)生登記表》、高中學籍材料、《高考報名登記表》、《高考體檢表》等；
（2）入學材料：《新生體檢表》、《錄取通知書》、《沈陽理工大學新生入學登記表》等；
（3）團組織關(guān)系材料（與研究生團組織關(guān)系材料要求一致）。
二、檔案移交準備工作
（一）領取并填寫新生檔案袋
1.研究生新生：研究生院下發(fā)研究生新生檔案袋，請各學院在研究生檔案袋左上角（正面面向自己，開口朝上）填寫學院、專業(yè)、學號、姓名等相關(guān)信息，按學號順序排列。
2.本科新生：各學院按照本學院新生人數(shù)于2024年9月24日-26日到檔案館（校史館）108室領取本科新生檔案袋。領取后，在檔案袋（左上角）填寫學院、專業(yè)、學號、姓名等相關(guān)信息，按學號順序排列；
原裝檔的學生檔案袋上若有重要信息，如高考分數(shù)等，折疊放入新生檔案袋最后，沒有重要信息的，確認檔案袋中無任何材料后，原舊檔案袋由各學院自行銷毀。
（二）研究生新生檔案整理
1.下載、填寫《研究生新生檔案移交目錄》以及《新生入團信息歸檔采集表》（見附件1）
2.按照以下五類順序依次整理。
第一類高中檔案：《高考報名登記表》、《高中畢業(yè)生登記表》及高考和考前檔案；
第二類專科、本科檔案：《專科/本科畢業(yè)生登記表》以及專科/本科其他檔案材料；
第三類研究生入學檔案：按照《入學通知書》、《入學登記表》、《入學體檢表》的順序，原則這三樣全體新生必須每人都要齊全，不全盡量補齊）；第四類團組織關(guān)系材料和黨員材料：團組織材料請參照本科生“（二）本科新生檔案整理第三類團組織關(guān)系材料，主要有1項材料”的內(nèi)容要求進行整理；黨員檔案放在團組織關(guān)系材料后面，用檔案袋已封裝的黨員檔案無需拆袋連原檔案袋一起裝入，如果整本裝訂需放在團組織關(guān)系材料后面，如果有積極分子材料請放在團組織關(guān)系材料后面；
第五類工作檔案：放在最后。
3.研究生檔案填寫移交目錄時，第一、二、三類以及黨員檔案材料只要有相應材料就在該項下畫“√”，無材料則畫“×”；第四類中“團組織關(guān)系”材料請參照本科生“（三）本科新生檔案整理第三類團組織關(guān)系材料，主要有1項材料”的內(nèi)容要求進行整理填寫；如果有入黨積極分子材料需要在備注中注明“有積極分子材料”；如有工作檔案請歸檔并在備注中注明“有工作檔案”，無工作檔案不放也不用標注。
4.《研究生新生檔案移交目錄》中“本人簽字”欄，請學生本人核對無誤后，在該欄下簽字。第一、二、三、四類材料中若有缺失，建議學生本人補齊相關(guān)材料。能提供印有原單位紅色公章的相關(guān)信息材料的證明，可視為補充了該材料，且在備注中注明：xx材料是證明材料；原入團所在學校開具的“入團志愿書丟失證明”可放入檔案，目錄中團材料項畫“×”，在備注中寫“有團材料丟失證明”。因該材料只能作參考，在政審、入黨、入伍等各項審查時，“入團志愿書丟失證明”不具有效力，只有《入團志愿書》原件有效，所以建議到發(fā)展成為團員的原單位補《入團志愿書》。
5.《研究生新生檔案移交目錄表》（附件1）左側(cè)必須留有1厘米距離用于裝訂，表格所列內(nèi)容不能隨意刪減，表格的格式不能隨意更改，且豎版打印；填寫完的移交目錄表，用A4紙打印，每個班級打印三份（雙方簽字蓋章后學院留存1份、館內(nèi)留存2份），同時移交電子版；《新生入團信息歸檔采集表》（附件1）根據(jù)團委的要求，按項填寫相關(guān)信息，該表只需提交電子版。
6.填寫新生檔案袋信息和《研究生新生檔案移交目錄表》后，將該生檔案材料按照五類順序裝入該生新生檔案袋中（準確核對新生檔案袋中材料為本人）后，以班級為單位，按照班級內(nèi)學生學號順序排列，準備移交檔案館（校史館）。
注意：檔案袋中檔案的擺放順序請嚴格按照這五類檔案的整理順序進行排序，檔案若不按順序整理擺放，檔案館（校史館）接收、核查檔案時將無法一一核對檔案內(nèi)容，只能退回重新整理檔案，擇日再進行移交。提交的最終紙質(zhì)版《研究生新生檔案移交目錄表》需按要求完成所有簽字蓋章且格式正確，否則需重新提交。
（三）本科新生檔案整理
1.下載、填寫《本科新生檔案移交目錄》以及《新生入團信息歸檔采集表》（附件1）。
2.本科新生檔案材料主要有三類8項材料，具體內(nèi)容如下：
第一類高中材料，有4項材料：
（1）高中畢業(yè)生登記表：專指有高中“畢業(yè)生登記表”字樣的材料，有則畫“√”，無則畫“×”；
（2）高中學籍檔案：包括《學生登記表》、《學生綜合測評》、《鑒定》、《學籍卡》等高中三年期間發(fā)生的、填寫的家庭成員信息、每學年成績信息等材料，只要有相關(guān)的材料，即可認定有高中學籍檔案；
（3）《高考報名登記表》：指各省份高考招生報名表。
（4）《高考體檢表》：用于高考的體檢表，而不是高中每年的體檢表。
（注：河北考生高考招生錄取表和高考體檢表在一張紙上，視為第3、第4項都有，在表中“備注”欄注明：3.4項為一張；山西、山東、江蘇、浙江等生源地的新生，高中檔案為電子檔案，如有蓋有招就處章的打印版，正常裝入檔案，并在對應項畫“√”，無則畫“×”。）
第二類入學材料，有3項材料：
（5）《錄取通知書》
（6）《新生體檢表》
（7）《新生入學登記表》
注：原則上入學材料新生必須每人都要齊全，不全盡量補齊；《新生入學登記表》中“審核意見”一欄要寫上“同意”字樣，準確填寫“年、月、日”后加蓋學院學生工作辦公室的公章。如不按上述要求填寫、加蓋公章，此表無效將不予以歸檔。
第三類團組織關(guān)系材料，主要有1項材料：
（8）《入團志愿書》
如果有《入團志愿書》，且填寫完整、公章齊全、照片粘貼完好，即認定有團組織材料，該項目下面即可畫“√”；如果無《入團志愿書》，該項目下面即可畫“×”；若學生沒有入團，該項目下面寫“群眾”；其他團組織關(guān)系材料，如《入團申請書》、《團組織關(guān)系轉(zhuǎn)接介紹信》等，放在《入團志愿書》后面即可；如無《入團志愿書》，且只有《入團志愿書丟失證明》，請在備注中標明“有入團志愿書丟失證明”。
注：請一定認真核對《入團志愿書》中內(nèi)容，需填寫完整，有公章，有照片且照片粘貼牢固；內(nèi)容不完整的，請補填完整，公章缺失的，請到原入團初中或高中補全，照片缺失或粘貼不牢固的，請補全照片且將照片粘貼牢固，否則視為無效。另外，團員證由學生本人攜帶，如果裝有團組織關(guān)系的檔案袋上貼有《介紹信》，可留存原檔案袋放入《入團志愿書》后面，沒有重要信息的，請抽出自行銷毀，不作為歸檔材料。
3.《本科生新生檔案移交目錄》中“本人簽字”欄，請學生本人核對無誤后，在該欄下簽字。1-7項材料中若有缺失，建議學生本人補齊相關(guān)材料。能提供印有原單位紅色公章的相關(guān)信息材料的證明，可視為補充了該材料，且在備注中注明：xx材料是證明材料；第8項材料中原入團所在學校開具的“入團志愿書丟失證明”可放入檔案，但該材料只能作參考，在政審、入黨、入伍等各項審查時，“入團志愿書丟失證明”不具有效力，只有《入團志愿書》原件有效，所以建議到發(fā)展成為團員的原單位補《入團志愿書》。
4.在檔案整理時，將上述8項材料展平、按1-8順序排放，裝入新生檔案袋中，以便移交時方便清點，提高速度，檔案若不按順序整理擺放，檔案館（校史館）接收、核查檔案時將無法一一核對檔案內(nèi)容，只能退回重新整理檔案，擇日再進行移交；其他不能歸入以上類別的材料，均放在最后；有照片脫落的情況，請粘貼好；切記所有已經(jīng)裝訂好的材料不要拆卷，如因歸檔裝訂造成的不能與1-8的順序保持一致，沒有關(guān)系。
5.入館檔案以班級為單位，按照學生學號順序排列，橫向捆綁。各學院一定要將檔案按要求整理好后再移交檔案館（校史館）。
三、檔案核查、移交工作
學生檔案從10月28日開始移交，具體時間詳見附件2《各學院研究生、本科生檔案移交工作時間安排》。檔案館（校史館）老師將與移交人員逐份逐頁清點核實檔案材料，經(jīng)雙方確認無誤后，再簽字。
請各學院在移交新生檔案后一周內(nèi)（即11月4日-11月8日），完成整理并上交最終版移交目錄等歸檔材料的工作。《研究生/本科生新生檔案移交目錄》紙質(zhì)版按要求格式打印一式三份，并簽字蓋章后提交至檔案館（校史館）108室，電子版及《新生入團信息歸檔采集表》電子版提交至工作群。
有其他不明事宜可咨詢檔案館（校史館）。
聯(lián)系電話：024-24682889
聯(lián)系人：胡老師
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