各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員及全體研究生畢業(yè)生：
2025年4月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始,，為確保此項任務(wù)順利完成,，現(xiàn)將檔案整理轉(zhuǎn)遞工作安排如下：
一,、政策依據(jù)
根據(jù)中組部,、人社部,、國家發(fā)改委、財政部,、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理,，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案,?？绲貐^(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)管理”和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案,，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定,，今后各應(yīng)屆畢業(yè)生個人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個人檔案。
二,、歸檔材料：
1,、畢業(yè)材料：畢業(yè)研究生登記表、碩士學(xué)位審批材料（內(nèi)含成績單）等,。
2,、轉(zhuǎn)遞材料：高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單。
3,、獎勵材料：學(xué)生在校期間獲得的院級,、校級以及校級以上獎勵材料。
4,、處分材料：學(xué)生在校期間違反校規(guī),、校紀，觸犯國家法律等各類處分材料,。
5,、組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團組織材料等,。
6,、日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等。
7,、可供組織,、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動材料如休學(xué),、復(fù)學(xué),、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué),、參軍,、出國等；選調(diào)生材料,；有工作經(jīng)歷的個人人事檔案）,。
各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員請嚴格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè),、班級及學(xué)號順序排列,。裝檔當天請攜帶已裝好的畢業(yè)研究生檔案袋及《2025屆4月畢業(yè)研究生裝檔材料明細表》（附件2）（附件2以學(xué)院為單位，紙質(zhì)版一份,，裝檔當天最終確認后,，簽字、蓋章交回檔案館,，電子版交至檔案工作微信群）,，同時帶入檔案館（校史館）并完成裝檔,。
注意：1）因黑龍江省各市人力資源和社會保障局、六盤水市人力資源和社會保障局的特殊要求,，畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞到黑龍江各市,、六盤水市人力資源和社會保障局的需將《檔案材料清單》（附件5）放入檔案中。
2）因上海市人力資源和社會保障局的要求,，畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞到上海市各區(qū)就業(yè)促進中心檔案室的需將畢業(yè)生身份證及戶口本復(fù)印件放入檔案中,。
3）畢業(yè)研究生（除“在校保留”學(xué)生）檔案中均需裝入提前打印并蓋章的《高等學(xué)校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞單》，并確保轉(zhuǎn)遞單上名頭與檔案轉(zhuǎn)遞郵單地址一致,。轉(zhuǎn)遞單的具體填寫及打印流程詳見《畢業(yè)生畢業(yè)去向確認及打印轉(zhuǎn)遞單工作流程》（附件7）,。
三、歸檔材料要求
1,、歸檔材料必須是辦理完畢的正確材料,。歸檔材料應(yīng)完整真實、字跡清晰,、手續(xù)齊備,、對象明確，應(yīng)有承辦單位或個人署名,，并有形成材料的日期,。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章,。
2,、檔案材料一般應(yīng)使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍黑墨水,、黑色墨水,、墨汁書寫，不得使用圓珠筆,、鉛筆,、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔,。
四,、畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
（一）畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程
為了保證畢業(yè)研究生個人檔案投遞快速、準確無誤,，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生,，實行“由研究生輔導(dǎo)員通知畢業(yè)研究生→畢業(yè)研究生填寫《2025屆4月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1，只需提交電子版）,，按要求詳細填寫個人信息及檔案轉(zhuǎn)遞信息；”遼寧省大學(xué)生智慧就業(yè)創(chuàng)業(yè)云平臺”的檔案轉(zhuǎn)寄信息填報→研究生輔導(dǎo)員審核后,，讓學(xué)生本人再次核實并確認簽字→3月17日研究生輔導(dǎo)員提交給檔案館（校史館）核對→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員再次核對→檔案轉(zhuǎn)遞信息定稿后（研究生輔導(dǎo)員留存最終版信息）→檔案館（校史館）發(fā)給郵局→郵局發(fā)給檔案館（校史館）快遞單據(jù)→3月27日檔案館（校史館）下發(fā)快遞單據(jù)給各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員核查→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員核查后讓畢業(yè)研究生核查,，核查無誤后返給檔案館（校史館）（有誤的在快遞單上做紅色標注并放在本班快遞單最上面）→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員將更改有誤的轉(zhuǎn)遞信息匯總后重新提交檔案館（校史館）→檔案館（校史館）匯總重新提交給郵局→郵局再次打印快遞單據(jù)（不再下發(fā)核查）給檔案館（校史館）→各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員同時完成“遼寧省大學(xué)生智慧就業(yè)創(chuàng)業(yè)云平臺”的信息審核,，確保平臺信息與郵單信息一致，并于裝檔前完成轉(zhuǎn)遞單的打印和蓋章工作→按裝檔流程裝檔,，檔案館（校史館）將依據(jù)此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)研究生個人檔案,。
（二）畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項
請研究生輔導(dǎo)員通知畢業(yè)研究生提前與用人單位和人才服務(wù)機構(gòu)核實好接收檔案的詳細地址、單位名稱,、接收人及聯(lián)系電話,、郵政編碼等準確信息，在規(guī)定時間內(nèi)按班級學(xué)號順序認真詳細填寫《2025屆4月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1）中的信息,，不準空項,，以確保畢業(yè)研究生個人檔案安全準確投遞。若因?qū)W生個人填報檔案轉(zhuǎn)遞信息不準確,，而造成檔案在轉(zhuǎn)遞過程中退回或丟失情況,，責任由學(xué)生自負。
1,、已就業(yè)的畢業(yè)研究生：（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權(quán)限,，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限,，但其單位檔案在相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)代理,，檔案直接發(fā)往該人才機構(gòu)；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限,，也無相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)代理檔案,，即單位不要檔案的，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務(wù)機構(gòu),。
2,、未就業(yè)的畢業(yè)研究生：考慮到檔案繼續(xù)在學(xué)校保管，會影響畢業(yè)研究生工齡,、職稱晉級,、公考、落戶等因素,，檔案館（校史館）原則上不予繼續(xù)保管檔案,，畢業(yè)研究生檔案遷回戶籍地的公共人才代理機構(gòu)，須提前與對方聯(lián)系,，確認詳細地址,、單位名稱、接收人/接收部門,、聯(lián)系電話及郵政編碼,。畢業(yè)后準備出國留學(xué)的畢業(yè)研究生，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學(xué)服務(wù)中心留學(xué)人員檔案室或戶籍地公共人才代理機構(gòu)（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心,、人力資源和社會保障局,、人才服務(wù)中心等機構(gòu)）,。
3、自提檔案的畢業(yè)研究生：畢業(yè)研究生檔案一般不允許由本人自提,。因特殊情況需要自提的,，由該生的研究生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《2025屆4月畢業(yè)研究生自提檔案情況說明表》（附件3）來檔案館（校史館）裝檔密封后交給該生的輔導(dǎo)員,。在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封,、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)研究生本人承擔責任,，學(xué)校不負任何責任,。
4、檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：在4月7日之前,，有改派的學(xué)生請將確準的郵寄信息及修改依據(jù)提交給輔導(dǎo)員,，由輔導(dǎo)員統(tǒng)一審核后填報。集中裝檔及轉(zhuǎn)遞時間,，不再受理改派事宜,。因檔案不同于其他物品，一經(jīng)郵寄,，學(xué)校將無權(quán)修改郵寄信息或追回檔案,，請認真對待填報的郵寄信息。
5,、畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞采用“中國郵政EMS標準快遞”,，檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫必須符合中國郵政EMS標準快遞要求，具體要求如下：
（1）收件單位：必須準確填寫具有檔案管理權(quán)限的單位全稱,，畢業(yè)研究生需與簽約單位確認檔案轉(zhuǎn)遞接收單位,。
（2）收件地址：必須詳細填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱,、門牌號碼等信息,。
（3）收件人信息：必須準確填寫收件單位聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話,、手機號碼等信息,。
例：郵寄地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ區(qū)ＸＸ街路ＸＸ號
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五,、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1,、各學(xué)院畢業(yè)研究生檔案歸檔工作完成后，檔案館（校史館）核查后密封,，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā),。派遣至沈陽市人力資源服務(wù)與行政執(zhí)法中心的檔案由檔案館（校史館）派專人送達；派遣至遼寧省各市人力資源和社會保險事業(yè)服務(wù)中心的檔案統(tǒng)一打包郵寄,，其余畢業(yè)研究生檔案統(tǒng)一由中國郵政公司以EMS“大學(xué)生檔案”專遞方式寄出,。
2,、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，檔案館（校史館）會將檔案郵寄信息發(fā)給各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員,，畢業(yè)研究生可以到研究生輔導(dǎo)員發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，通過學(xué)號,、姓名查詢本人郵寄單號,，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存,。注意：EMS郵寄單號網(wǎng)上查詢信息有效時間為半年,，查詢電話為11183，請畢業(yè)研究生在有效時間內(nèi)及時查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收,、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）,。
六、工作要求
1,、請各學(xué)院高度重視畢業(yè)研究生檔案裝檔,、轉(zhuǎn)遞工作，加強對畢業(yè)研究生的教育和引導(dǎo),，使其充分認識個人檔案對于就業(yè),、升學(xué)、升職等方面的重要作用,。
2,、各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員要嚴格按照通知要求，全過程負責畢業(yè)研究生檔案材料歸檔,、信息校核工作,，確保裝檔材料不錯裝、不漏裝,，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏,、無缺失、準確無誤,。
3,、各學(xué)院裝檔完成后，請于4月10-11日將最終版的附件2:《2025屆研究生畢業(yè)生裝檔材料明細表》的電子版及紙質(zhì)版（一份）及附件4:《（）學(xué)院2025屆研究生畢業(yè)生遺留檔案（含郵寄退回）登記表》電子版及紙質(zhì)版（一式兩份簽字蓋章）上交,。電子版上交至學(xué)生檔案管理微信群,，紙質(zhì)版交至檔案館108室。
4,、各學(xué)院裝檔具體流程及時間安排詳見附件6,。
5、如有不明事宜請聯(lián)系檔案館（校史館）胡老師,。
請相關(guān)老師及時加入我校學(xué)生檔案管理工作微信群,，不明事宜,，可在群里咨詢，請入群的老師注明學(xué)院,，姓名,。
聯(lián)系人：胡老師
聯(lián)系電話：024-24682889
地 點：檔案館108室
官方微信
官方微博
官方抖音