各學(xué)院（系）畢業(yè)班輔導(dǎo)員、相關(guān)單位工作人員及全體畢業(yè)生：
2021屆本科畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項任務(wù)順利圓滿完成，現(xiàn)將相關(guān)工作通知如下：
一、政策依據(jù)
根據(jù)中組部、人社部、國家發(fā)改委、財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)管理” 和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定，2021屆本科畢業(yè)生檔案將由各學(xué)院（系）集中裝檔整理完畢后，檔案館（校史館）按各學(xué)院（系）提供的郵寄地址統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個人檔案。
二、歸檔材料
1、畢業(yè)材料：就業(yè)生報到證、畢業(yè)生登記表、成績單、授位決定書等。
2、組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團組織材料等。
3、其他材料：主要包括（1）獎勵材料：學(xué)生在校期間獲得的學(xué)院、校級及校級以上等相關(guān)獎勵材料；（2）日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等；（3）可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動材料如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、參軍等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個人人事檔案等材料）。
各學(xué)院（系）畢業(yè)生輔導(dǎo)員請嚴格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級及學(xué)號順序排列。裝檔當(dāng)天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2021屆本科畢業(yè)生裝檔明細表》（附件2）以學(xué)院（系）為單位一式兩份入館裝檔。
注意：因哈爾濱市人力資源和社會保障局的要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱地區(qū)的人才服務(wù)機構(gòu)代理的需將哈爾濱地區(qū)檔案材料清單（附件5）放入檔案中。
三、歸檔要求
1、歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料。材料應(yīng)完整、真實、文字清楚、手續(xù)齊備、對象明確，應(yīng)有承辦單位或個人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章；要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字。
2、檔案材料一般應(yīng)使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔。
四、裝檔轉(zhuǎn)遞時間
各學(xué)院（系）將于7月6日-7月8日期間來館裝檔，檔案館依據(jù)各學(xué)院（系）提供的派遣信息轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。
五、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程
為了保證畢業(yè)生個人檔案投遞快速、準確無誤，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實行“由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫《2021屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1），詳細填寫個人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導(dǎo)員審核后學(xué)生本人核實、確認簽字、經(jīng)由校招生就業(yè)處審核并填寫專業(yè)代碼→6月29日提交檔案館→檔案館核對→各學(xué)院來館核對→信息定稿后（輔導(dǎo)員留存最終版信息）→發(fā)給郵局→給檔案館快遞單據(jù)→下發(fā)給各學(xué)院核查→核查無誤后送回檔案館（有誤的在快遞單上做紅色標注并放在本班快遞單最上面）→各學(xué)院更改有誤信息匯總提交檔案館→檔案館匯總提交給郵局→再次打印快遞單據(jù)（不再下發(fā)核查）→裝檔的流程，檔案館將依據(jù)此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個人檔案。
（二）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項
請相關(guān)輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生提前與用人單位或人才服務(wù)機構(gòu)核實好接收檔案的詳細地址、單位名稱、接收入/部門及聯(lián)系電話、郵政編碼等準確信息，在規(guī)定時間認真詳細填寫《2021屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1）中的信息，不準空項，以確保畢業(yè)生個人檔案安全準確投遞。若因?qū)W生個人填報發(fā)檔信息不準確，而造成轉(zhuǎn)遞過程中丟失檔案情況的，責(zé)任由填報人負責(zé)。
1、已就業(yè)的畢業(yè)生：（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權(quán)限，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，但其單位檔案在相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)代理，檔案直接發(fā)往該人才機構(gòu)；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，也無相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)代理檔案，即單位不要檔案的，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務(wù)機構(gòu)。
2、未就業(yè)的畢業(yè)生：未簽工作（或準備出國）的畢業(yè)生檔案，發(fā)回戶籍所在地人才市場，須畢業(yè)生提前與對方聯(lián)系，確認詳細地址、單位名稱、收入/部門、聯(lián)系電話及郵政編碼。
3、考研已被錄取的畢業(yè)生：（1）考入外校的畢業(yè)生檔案，直接發(fā)往錄取單位；（2）考取我校（未簽其他單位）的畢業(yè)生檔案，保留在校。
4、自提檔案的畢業(yè)生：畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自提。因特殊情況需要自提的，應(yīng)憑學(xué)生本人畢業(yè)證、學(xué)位證、報到證、招生就業(yè)處回執(zhí)單、用人單位人事部門開具的調(diào)檔函（注明同意自提），由該學(xué)生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說明表》（附件3）來館裝檔密封后交給學(xué)生本人。在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔(dān)責(zé)任，學(xué)校不負任何責(zé)任。
5、檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：7月8日前檔案館（校史館）不接受個人改派；7月9日有改派的學(xué)生請持招生就業(yè)處的回執(zhí)單到檔案館辦理檔案改派信息登記（建議有改派意向的學(xué)生由輔導(dǎo)員老師統(tǒng)一辦理，填寫新的郵寄信息，留存改派后的地址，把新的就業(yè)通知書裝入檔案后按照新的地址郵寄）；7月6日-8日畢業(yè)生裝檔期間，因業(yè)務(wù)繁忙暫停辦理改派登記等業(yè)務(wù)。
五、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1、各學(xué)院（系）畢業(yè)生檔案裝檔工作完成后，檔案館（校史館）核查后密封，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā)。派遣至沈陽市人力資源服務(wù)與行政執(zhí)法中心的檔案由檔案館（校史館）專人送達；派遣至大連市人才服務(wù)中心、鞍山市人才服務(wù)中心、遼陽市人力資源和社會保險事業(yè)服務(wù)中心的檔案統(tǒng)一打包郵寄，其余畢業(yè)生檔案統(tǒng)一由中國郵政公司EMS“大學(xué)生檔案”專遞方式寄出。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，檔案館會把郵寄信息發(fā)給各學(xué)院（系），畢業(yè)生可以到學(xué)院班級群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，畢業(yè)生可通過學(xué)號、姓名查詢本人郵寄單號，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。
注意：EMS郵寄單號網(wǎng)上查詢信息有效時間為一年，查詢電話11183，請畢業(yè)生在有效時間內(nèi)及時查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）。
六、工作要求及時間安排
1、請各學(xué)院（系）要高度重視畢業(yè)生檔案存檔、轉(zhuǎn)遞工作，加強對畢業(yè)生的教育、引導(dǎo)，使其充分認識個人檔案對于就業(yè)、升學(xué)、升職等方面的重要作用。
2、請各學(xué)院（系）畢業(yè)班輔導(dǎo)員要嚴格按照通知要求，全過程負責(zé)畢業(yè)生檔案材料歸檔、信息校核工作，確保歸檔材料不錯裝、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏、無缺失、準確無誤。
3、各學(xué)院（系）裝檔具體流程及時間安排詳見附件7。
4、各學(xué)院（系）裝檔完成后，請于7月9日前將最終版《2021屆本科生畢業(yè)生裝檔明細表》（附件2）《（）學(xué)院2021屆本科畢業(yè)生遺留檔案登記表》（附件4）的電子版及紙質(zhì)版（簽字、蓋章）一式兩份交至檔案館（校史館）108室。
5、如有不明事宜請聯(lián)系檔案館（校史館）。
請相關(guān)老師及時加入我校學(xué)生檔案管理工作微信群，不明事宜，可在群里咨詢，請入群的老師注明單位和姓名。
沈理工學(xué)生檔案管理工作群二維碼
聯(lián)系人：田老師
聯(lián)系電話：024-24682889 13324076677
工作地點：檔案館（校史館）108室
電子郵箱：[email protected]
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