各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員及全體研究生畢業(yè)生：
2021屆7月研究生畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項(xiàng)任務(wù)順利圓滿完成，現(xiàn)將檔案整理轉(zhuǎn)遞工作安排如下：
一、政策依據(jù)
根據(jù)中組部、人社部、國(guó)家發(fā)改委、財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)中的第一條“流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理”和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動(dòng)人員人事檔案范圍”的規(guī)定，今后各應(yīng)屆畢業(yè)生個(gè)人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個(gè)人檔案。
二、歸檔材料：
1、畢業(yè)材料：高等學(xué)校畢業(yè)生登記表、授位審批材料、及畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到通知書等。
2、獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)生在校期間因表現(xiàn)突出獲得的學(xué)院、校級(jí)及校級(jí)以上等相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)材料。
3、處分材料：學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律等各類處分材料。
4、組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團(tuán)組織材料等。
5、日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等。
6、可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動(dòng)材料如休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、參軍、出國(guó)等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案）。
各學(xué)院研究生輔導(dǎo)員請(qǐng)嚴(yán)格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級(jí)及學(xué)號(hào)順序排列。裝檔當(dāng)天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2021屆7月畢業(yè)研究生裝檔明細(xì)表》（附件2）以學(xué)院為單位一式兩份入館裝檔。
注意:因哈爾濱市就業(yè)管理局的特殊要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱市就業(yè)管理局的需將哈爾濱市就業(yè)管理局檔案材料清單（附件5）放入檔案中。
三、歸檔材料要求
1、歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料。材料應(yīng)完整、真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備、對(duì)象明確，應(yīng)有承辦單位或個(gè)人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章；要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字。
2、檔案材料一般應(yīng)使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔。
四、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
為了保證畢業(yè)生個(gè)人檔案投遞快速、準(zhǔn)確無(wú)誤，避免個(gè)人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實(shí)行“由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫《2021屆7月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1該表只需電子版），詳細(xì)填寫個(gè)人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導(dǎo)員審核后學(xué)生本人核實(shí)、確認(rèn)→提交給研究生學(xué)院→提交檔案館”的填報(bào)流程，檔案館將以此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個(gè)人檔案。
1、請(qǐng)相關(guān)輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生提前與用人單位和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)核實(shí)好接收檔案的詳細(xì)地址、單位名稱、接收人及聯(lián)系電話、郵政編碼等準(zhǔn)確信息，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)按班級(jí)學(xué)號(hào)順序認(rèn)真詳細(xì)填寫《2021屆7月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1）中的信息，不準(zhǔn)空項(xiàng)，以確保畢業(yè)生個(gè)人檔案安全準(zhǔn)確投遞。若因?qū)W生個(gè)人填報(bào)發(fā)檔信息不準(zhǔn)確，而造成轉(zhuǎn)遞過(guò)程中丟失檔案情況的，責(zé)任由學(xué)生自負(fù)。對(duì)于未簽工作的應(yīng)屆已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生，因畢業(yè)生與學(xué)校已無(wú)隸屬關(guān)系，且考慮到在校托管，影響畢業(yè)生工齡、職稱晉級(jí)、公考、落戶等因素，檔案館原則上不予托管，畢業(yè)生檔案遷回生源地的公共人才代理機(jī)構(gòu)；應(yīng)屆畢業(yè)出國(guó)留學(xué)的學(xué)生，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學(xué)服務(wù)中心留學(xué)人員檔案室或生源地公共人才代理機(jī)構(gòu)（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心、人力資源和社會(huì)保障局、人才服務(wù)中心等機(jī)構(gòu)）。
2、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞采用“中國(guó)郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞”，檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫必須符合中國(guó)郵政EMS標(biāo)準(zhǔn)快遞要求，具體要求如下：
（1）收件單位：必須準(zhǔn)確填寫具有檔案管理權(quán)限的單位全稱，畢業(yè)生需與簽約單位確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)遞接收單位。
（2）收件地址：必須詳細(xì)填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱、門牌號(hào)碼等信息。
（3）收件人信息：必須準(zhǔn)確填寫收件單位聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話、手機(jī)號(hào)碼等信息。
例：郵寄地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ區(qū)ＸＸ街路ＸＸ號(hào)
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1、各學(xué)院畢業(yè)生檔案歸檔工作完成后，檔案館負(fù)責(zé)核查和密封，檔案統(tǒng)一由EMS特快專遞發(fā)送。對(duì)于部分特殊情況，也可由接收單位派專人領(lǐng)取。畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自帶。因特殊情況需要自帶的，應(yīng)憑用人單位人事部門開具的調(diào)檔函（注明同意自帶）、畢業(yè)證、學(xué)位證、報(bào)到證、身份證、回執(zhí)，由該學(xué)生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說(shuō)明表》（附件3）來(lái)館裝檔密封后交給學(xué)生本人。
在自帶檔案的過(guò)程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔(dān)責(zé)任，學(xué)校不負(fù)任何責(zé)任。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，EMS會(huì)給畢業(yè)生本人發(fā)送檔案簽收短信，此短信可查看郵寄單號(hào)及簽收信息，建議此信息截屏留存；檔案館網(wǎng)站或?qū)W院班級(jí)群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，畢業(yè)生可通過(guò)學(xué)號(hào)、姓名查詢本人郵寄單號(hào)，然后登錄中國(guó)郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。
注意：EMS郵寄單號(hào)網(wǎng)上查詢信息有效時(shí)間為一年，查詢電話11183，請(qǐng)畢業(yè)生在有效時(shí)間內(nèi)及時(shí)查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫(kù)（電話咨詢檔案是否入庫(kù)）。
六、工作要求
1、各學(xué)院要高度重視畢業(yè)生檔案存檔、轉(zhuǎn)遞工作，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的教育、引導(dǎo)，使其充分認(rèn)識(shí)個(gè)人檔案對(duì)于就業(yè)、升學(xué)、升職等方面的重要作用。
2、各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員要嚴(yán)格按照通知要求，全過(guò)程負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案材料歸檔、信息校核工作，確保歸檔材料不錯(cuò)裝、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無(wú)遺漏、無(wú)缺失、準(zhǔn)確無(wú)誤。
3、各學(xué)院裝檔完成后，請(qǐng)于6月29-30日將《2021屆7月畢業(yè)研究生裝檔明細(xì)表》（附件2）《（）學(xué)院2021屆7月畢業(yè)研究生遺留檔案登記表》（附件4）的電子版及紙質(zhì)版（簽字、蓋章）一式兩份交至檔案館（校史館）108室。
4、各學(xué)院裝檔具體流程及時(shí)間安排詳見附件6。
5、如有不明事宜請(qǐng)聯(lián)系檔案館。
請(qǐng)相關(guān)老師及時(shí)加入我校學(xué)生檔案管理工作微信群，不明事宜，可在群里咨詢，請(qǐng)入群的老師注明單位和姓名。
沈理工學(xué)生檔案管理工作群二維碼
聯(lián)系人：田老師
聯(lián)系電話：024-24682889 13324076677
辦公地點(diǎn)：檔案館108室
電子郵箱：[email protected]
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