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關(guān)于做好2019屆本科畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞工作的通知

資料來源：檔案館時間：2019-05-31 瀏覽次數(shù)：次

各學(xué)院畢業(yè)班輔導(dǎo)員,、相關(guān)單位工作人員及全體畢業(yè)生：

2019屆本科畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項任務(wù)順利圓滿完成,，現(xiàn)將相關(guān)工作通知如下：

一,、政策依據(jù)

根據(jù)中組部、人社部,、國家發(fā)改委,、財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理,，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動人員人事檔案,。嚴(yán)禁個人保管本人或他人檔案?？绲貐^(qū)流動人員的人事檔案,，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)管理” 和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定,，2019屆本科畢業(yè)生檔案將由各學(xué)院集中裝檔整理完畢后,，檔案館按招生就業(yè)處提供的郵寄地址統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞,，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個人檔案。

二,、歸檔材料：

1.畢業(yè)材料：就業(yè)生報到證,、畢業(yè)生登記表、成績單,、授位決定書等,。

2.組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團組織材料等,。

3.其他材料：

主要包括（1）獎勵材料：學(xué)生在校期間獲得的學(xué)院,、校級及校級以上等相關(guān)獎勵材料；（2）日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等,；（3）可供組織,、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動材料如休學(xué),、復(fù)學(xué),、轉(zhuǎn)學(xué)、參軍等,；選調(diào)生材料,；有工作經(jīng)歷的個人人事檔案等材料）。

各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員請嚴(yán)格按上述順序整理裝檔,，裝檔后按專業(yè),、班級及學(xué)號順序排列。裝檔當(dāng)天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2019屆本科畢業(yè)生裝檔明細(xì)表》（附件2）以學(xué)院為單位一式兩份入館裝檔,。

注意:因哈爾濱市人力資源和社會保障局的要求,，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱地區(qū)的人才服務(wù)機構(gòu)代理的需將哈爾濱地區(qū)檔案材料清單（附件3）放入檔案中。

三,、歸檔要求

1.歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料,。材料應(yīng)完整、真實,、文字清楚,、手續(xù)齊備、對象明確,，應(yīng)有承辦單位或個人署名,，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的,，須蓋印章,；要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字,。

2.檔案材料一般應(yīng)使用16開辦公用紙,，文字須是正式打印或用藍(lán)黑墨水,、黑色墨水、墨汁書寫,。不得使用圓珠筆,、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫,，不得用復(fù)印件代替原件存檔。

四,、裝檔轉(zhuǎn)遞時間

各學(xué)院將于7月8日—7月12日期間來館裝檔,，檔案館依據(jù)招生就業(yè)處提供的派遣信息轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。

五,、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核

（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程

為了保證畢業(yè)生個人檔案投遞快速,、準(zhǔn)確無誤，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生,，實行“由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫《2019屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1）,，詳細(xì)填寫個人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導(dǎo)員審核后學(xué)生本人核實、確認(rèn)簽字→7月2日提交給招生就業(yè)處→7月2日提交檔案館→各學(xué)院來館合檔前一天最后到館核對”的流程,，檔案館將以此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個人檔案,。

（二）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項

請相關(guān)輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生提前與用人單位或人才服務(wù)機構(gòu)核實好接收檔案的詳細(xì)地址、單位名稱,、接收人/部門及聯(lián)系電話,、郵政編碼等準(zhǔn)確信息，在規(guī)定時間認(rèn)真詳細(xì)填寫《2019屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1）中的信息,，不準(zhǔn)空項,，以確保畢業(yè)生個人檔案安全準(zhǔn)確投遞。若因?qū)W生個人填報發(fā)檔信息不準(zhǔn)確,，而造成轉(zhuǎn)遞過程中丟失檔案情況的,，責(zé)任由填報人負(fù)責(zé)。

1.已就業(yè)的畢業(yè)生：（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權(quán)限,，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位,；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，但其單位檔案在相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)代理,，檔案直接發(fā)往該人才機構(gòu),；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，也無相關(guān)人才服務(wù)機構(gòu)代理檔案,，即單位不要檔案的,，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務(wù)機構(gòu)。

2.未就業(yè)的畢業(yè)生：未簽工作（或準(zhǔn)備出國）的畢業(yè)生檔案,，發(fā)回戶籍所在地人才市場,，須畢業(yè)生提前與對方聯(lián)系,，確認(rèn)詳細(xì)地址、單位名稱,、接收人/部門,、聯(lián)系電話及郵政編碼。

3.考研已被錄取的畢業(yè)生：（1）考入外校的畢業(yè)生檔案,，直接發(fā)往錄取單位,；（2）考取我校的畢業(yè)生檔案，保留在校,。

4.自提檔案的畢業(yè)生：畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自提,。因特殊情況需要自提的，應(yīng)憑學(xué)生本人畢業(yè)證,、學(xué)位證,、報到證、招生就業(yè)處回執(zhí)單,、用人單位人事部門開具的調(diào)檔函（注明同意自提）,，由該學(xué)生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說明表》（附件4）來館裝檔密封后交給學(xué)生本人,。

在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封,、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔(dān)責(zé)任,，學(xué)校不負(fù)任何責(zé)任,。

5.檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：7月2日前檔案館不接受個人改派；7月2日-5日有改派的學(xué)生請持招生就業(yè)處的回執(zhí)單到檔案館辦理檔案改派信息登記,；7月8日—12日畢業(yè)生裝檔期間,，因業(yè)務(wù)繁忙暫停辦理改派登記等業(yè)務(wù)。

六,、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢

1.各學(xué)院畢業(yè)生檔案裝檔工作完成后,，檔案館核查后密封，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā),。派遣至沈陽人社由檔案館專人送達(dá),；派遣至大連人社、鞍山人社的打包郵寄,，其余畢業(yè)生檔案統(tǒng)一由郵政EMS遞郵寄,。

2.檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，EMS會給畢業(yè)生本人發(fā)送檔案簽收短信,，此短信可查看郵寄單號及簽收信息,，建議此信息截屏留存；檔案館網(wǎng)站或?qū)W院班級群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，畢業(yè)生可通過學(xué)號,、姓名查詢本人郵寄單號,，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存,。注意：EMS郵寄單號查詢信息有效時間為一年,，請畢業(yè)生在有效時間內(nèi)及時查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）,。