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關(guān)于做好2019屆本科畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞工作的通知

資料來(lái)源：檔案館時(shí)間：2019-05-31 瀏覽次數(shù)：次

各學(xué)院畢業(yè)班輔導(dǎo)員、相關(guān)單位工作人員及全體畢業(yè)生：

2019屆本科畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項(xiàng)任務(wù)順利圓滿完成，現(xiàn)將相關(guān)工作通知如下：

一、政策依據(jù)

根據(jù)中組部、人社部、國(guó)家發(fā)改委、財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)中的第一條“流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理” 和第二條：“未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動(dòng)人員人事檔案范圍”的規(guī)定，2019屆本科畢業(yè)生檔案將由各學(xué)院集中裝檔整理完畢后，檔案館按招生就業(yè)處提供的郵寄地址統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個(gè)人檔案。

二、歸檔材料：

1.畢業(yè)材料：就業(yè)生報(bào)到證、畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、授位決定書等。

2.組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團(tuán)組織材料等。

3.其他材料：

主要包括（1）獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)生在校期間獲得的學(xué)院、校級(jí)及校級(jí)以上等相關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)材料；（2）日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料等；（3）可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動(dòng)材料如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、參軍等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案等材料）。

各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員請(qǐng)嚴(yán)格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級(jí)及學(xué)號(hào)順序排列。裝檔當(dāng)天攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2019屆本科畢業(yè)生裝檔明細(xì)表》（附件2）以學(xué)院為單位一式兩份入館裝檔。

注意:因哈爾濱市人力資源和社會(huì)保障局的要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱地區(qū)的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理的需將哈爾濱地區(qū)檔案材料清單（附件3）放入檔案中。

三、歸檔要求

1.歸檔的材料必須是辦理完畢的正確材料。材料應(yīng)完整、真實(shí)、文字清楚、手續(xù)齊備、對(duì)象明確，應(yīng)有承辦單位或個(gè)人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章；要同本人見面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字。

2.檔案材料一般應(yīng)使用16開辦公用紙，文字須是正式打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔。

四、裝檔轉(zhuǎn)遞時(shí)間

各學(xué)院將于7月8日—7月12日期間來(lái)館裝檔，檔案館依據(jù)招生就業(yè)處提供的派遣信息轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。

五、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核

（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程

為了保證畢業(yè)生個(gè)人檔案投遞快速、準(zhǔn)確無(wú)誤，避免個(gè)人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實(shí)行“由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫《2019屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1），詳細(xì)填寫個(gè)人信息及發(fā)檔信息→畢業(yè)生輔導(dǎo)員審核后學(xué)生本人核實(shí)、確認(rèn)簽字→7月2日提交給招生就業(yè)處→7月2日提交檔案館→各學(xué)院來(lái)館合檔前一天最后到館核對(duì)”的流程，檔案館將以此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個(gè)人檔案。

（二）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項(xiàng)

請(qǐng)相關(guān)輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生提前與用人單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)核實(shí)好接收檔案的詳細(xì)地址、單位名稱、接收人/部門及聯(lián)系電話、郵政編碼等準(zhǔn)確信息，在規(guī)定時(shí)間認(rèn)真詳細(xì)填寫《2019屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1）中的信息，不準(zhǔn)空項(xiàng)，以確保畢業(yè)生個(gè)人檔案安全準(zhǔn)確投遞。若因?qū)W生個(gè)人填報(bào)發(fā)檔信息不準(zhǔn)確，而造成轉(zhuǎn)遞過程中丟失檔案情況的，責(zé)任由填報(bào)人負(fù)責(zé)。

1.已就業(yè)的畢業(yè)生：（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權(quán)限，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，但其單位檔案在相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理，檔案直接發(fā)往該人才機(jī)構(gòu)；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，也無(wú)相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理檔案，即單位不要檔案的，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。

2.未就業(yè)的畢業(yè)生：未簽工作（或準(zhǔn)備出國(guó)）的畢業(yè)生檔案，發(fā)回戶籍所在地人才市場(chǎng)，須畢業(yè)生提前與對(duì)方聯(lián)系，確認(rèn)詳細(xì)地址、單位名稱、接收人/部門、聯(lián)系電話及郵政編碼。

3.考研已被錄取的畢業(yè)生：（1）考入外校的畢業(yè)生檔案，直接發(fā)往錄取單位；（2）考取我校的畢業(yè)生檔案，保留在校。

4.自提檔案的畢業(yè)生：畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自提。因特殊情況需要自提的，應(yīng)憑學(xué)生本人畢業(yè)證、學(xué)位證、報(bào)到證、招生就業(yè)處回執(zhí)單、用人單位人事部門開具的調(diào)檔函（注明同意自提），由該學(xué)生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《自提檔案情況說明表》（附件4）來(lái)館裝檔密封后交給學(xué)生本人。

在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔(dān)責(zé)任，學(xué)校不負(fù)任何責(zé)任。

5.檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：7月2日前檔案館不接受個(gè)人改派；7月2日-5日有改派的學(xué)生請(qǐng)持招生就業(yè)處的回執(zhí)單到檔案館辦理檔案改派信息登記；7月8日—12日畢業(yè)生裝檔期間，因業(yè)務(wù)繁忙暫停辦理改派登記等業(yè)務(wù)。

六、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢

1.各學(xué)院畢業(yè)生檔案裝檔工作完成后，檔案館核查后密封，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā)。派遣至沈陽(yáng)人社由檔案館專人送達(dá)；派遣至大連人社、鞍山人社的打包郵寄，其余畢業(yè)生檔案統(tǒng)一由郵政EMS遞郵寄。

2.檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，EMS會(huì)給畢業(yè)生本人發(fā)送檔案簽收短信，此短信可查看郵寄單號(hào)及簽收信息，建議此信息截屏留存；檔案館網(wǎng)站或?qū)W院班級(jí)群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，畢業(yè)生可通過學(xué)號(hào)、姓名查詢本人郵寄單號(hào)，然后登錄中國(guó)郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號(hào)查詢信息有效時(shí)間為一年，請(qǐng)畢業(yè)生在有效時(shí)間內(nèi)及時(shí)查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫(kù)（電話咨詢檔案是否入庫(kù)）。