各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員、相關(guān)單位工作人員及全體畢業(yè)生：
2023屆本科畢業(yè)生檔案整理轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項(xiàng)任務(wù)順利完成，現(xiàn)將相關(guān)工作通知如下：
一、政策依據(jù)
根據(jù)中組部、人社部、國(guó)家發(fā)改委、財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號(hào)中的第一條“流動(dòng)人員人事檔案由縣級(jí)以上（含縣級(jí)）公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理，其他單位未經(jīng)授權(quán)不得管理流動(dòng)人員人事檔案。嚴(yán)禁個(gè)人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動(dòng)人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理”和第二條："未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動(dòng)人員人事檔案范圍”的規(guī)定，2023屆本科畢業(yè)生檔案將由各學(xué)院集中裝檔整理完畢后，由檔案館（校史館）按各學(xué)院提供的郵寄地址統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學(xué)校將不予以保留學(xué)生個(gè)人檔案。
二、歸檔材料：
1、畢業(yè)材料：畢業(yè)生登記表、成績(jī)單、授位決定書等。
2、組織材料：學(xué)生在校期間參加黨、團(tuán)組織材料等。
3、其他材料：主要包括
（1）獎(jiǎng)勵(lì)材料：學(xué)生在校期間獲得的院級(jí)、校級(jí)以及校級(jí)以上獎(jiǎng)勵(lì)材料。
（2）日常行為表現(xiàn)材料：學(xué)生在校期間日常行為表現(xiàn)的學(xué)年鑒定材料。
（3）可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學(xué)籍異動(dòng)材料如休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、參軍等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案等材料）。
各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員請(qǐng)嚴(yán)格按上述順序整理裝檔，裝檔后按專業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)順序排列。裝檔當(dāng)天請(qǐng)攜帶已裝好的畢業(yè)生檔案袋及《2023屆本科畢業(yè)生裝檔材料明細(xì)表》（附件2）（附件2以學(xué)院為單位，紙質(zhì)版一份，裝檔當(dāng)天最終確認(rèn)后，簽字、蓋章交回檔案館，電子版交至檔案工作微信群），同時(shí)帶入檔案館（校史館）并完成裝檔。
注意：1）應(yīng)哈爾濱市、六盤水市人力資源和社會(huì)保障局的要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱市、六盤水市人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理部門的同學(xué)，需提前將《檔案材料清單》（附件5）放入檔案中。
2）應(yīng)上海市人力資源和社會(huì)保障局的要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞到上海市各區(qū)就業(yè)促進(jìn)中心檔案室的需將畢業(yè)生身份證及戶口本復(fù)印件放入檔案中。
3）根據(jù)遼寧省人力資源和社會(huì)保障廳及遼寧省教育廳的要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至沈陽(yáng)市就業(yè)和人才服務(wù)中心、大連市就業(yè)服務(wù)中心、鞍山市人力資源和就業(yè)服務(wù)中心及遼陽(yáng)市就業(yè)和人才服務(wù)中心的檔案，需將《檔案轉(zhuǎn)遞單（不帶回執(zhí)集中轉(zhuǎn)遞用）》（附件7）填寫完整并加蓋檔案轉(zhuǎn)遞專用章后裝入檔案中。
三、歸檔要求
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正確材料。歸檔材料應(yīng)完整真實(shí)、字跡清晰、手續(xù)齊備、對(duì)象明確，應(yīng)有承辦單位或個(gè)人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章。
2、檔案材料一般應(yīng)使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫，不得用復(fù)印件代替原件存檔。
四、裝檔轉(zhuǎn)遞時(shí)間
各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員將于6月27日—6月30日期間來檔案館（校史館）裝檔（具體時(shí)間詳見附件6），檔案館（校史館）依據(jù)各學(xué)院提供的派遣信息轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案。
五、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
（一）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程
為保證畢業(yè)生個(gè)人檔案投遞快速、準(zhǔn)確無誤，避免個(gè)人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實(shí)行“由輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生→畢業(yè)生填寫《2023屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1），詳細(xì)填寫個(gè)人信息及檔案轉(zhuǎn)遞信息→畢業(yè)生輔導(dǎo)員審核讓學(xué)生本人再次核實(shí)并確認(rèn)簽字→6月7-9日以學(xué)院為單位提交至學(xué)生檔案工作微信群→檔案館（校史館）核對(duì)→檔案轉(zhuǎn)遞信息定稿后（輔導(dǎo)員留存最終版信息）→檔案館（校史館）發(fā)給郵局→郵局發(fā)給檔案館（校史館）快遞單據(jù)→檔案館（校史館）下發(fā)快遞單據(jù)給各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員核查→各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員核查后讓畢業(yè)生核查，核查無誤的于裝檔日帶到館內(nèi)封裝時(shí)粘貼，有誤的在快遞單上做紅色標(biāo)注后交回檔案館（校史館）→各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員將更改有誤的轉(zhuǎn)遞信息匯總后重新提交檔案館（校史館）→檔案館（校史館）匯總重新提交給郵局→郵局再次打印快遞單據(jù)（不再下發(fā)核查）給檔案館（校史館）→按裝檔流程裝檔，檔案館（校史館）將依據(jù)此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生個(gè)人檔案。
（二）畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項(xiàng)
請(qǐng)各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員通知畢業(yè)生提前與用人單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)核實(shí)好接收檔案的詳細(xì)地址、單位名稱、接收人/接收部門及聯(lián)系電話、郵政編碼等準(zhǔn)確信息，并在規(guī)定時(shí)間認(rèn)真、詳細(xì)、準(zhǔn)確填寫《2023屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1）中的全部信息，不準(zhǔn)空項(xiàng)，以確保畢業(yè)生個(gè)人檔案安全、準(zhǔn)確投遞。若因?qū)W生個(gè)人填報(bào)檔案轉(zhuǎn)遞信息不準(zhǔn)確，而造成轉(zhuǎn)遞過程中退回、丟失檔案等情況的，責(zé)任由學(xué)生本人負(fù)責(zé)。
1、已就業(yè)的畢業(yè)生：由輔導(dǎo)員核準(zhǔn)其就業(yè)依據(jù)并按要求填寫檔案接收單位。（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權(quán)限，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，但其單位檔案在相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理，檔案直接發(fā)往單位所在人才機(jī)構(gòu)；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權(quán)限，也無相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)代理檔案，即單位不要檔案的，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。
2、未就業(yè)的畢業(yè)生：未簽工作（或準(zhǔn)備出國(guó)）的畢業(yè)生檔案，發(fā)回戶籍所在地人才市場(chǎng)。輔導(dǎo)員根據(jù)生源地信息核準(zhǔn)其填報(bào)信息，如在校期間學(xué)生戶籍地發(fā)生變化，學(xué)生需向輔導(dǎo)員提供變更依據(jù)，確準(zhǔn)更新地址。檔案發(fā)回戶籍所在地的畢業(yè)生，須由畢業(yè)生提前與對(duì)方聯(lián)系，確認(rèn)詳細(xì)地址、單位名稱、接收人/接收部門、聯(lián)系電話、郵政編碼及接收檔案所需手續(xù)。
3、考研已被錄取的畢業(yè)生：由輔導(dǎo)員核準(zhǔn)調(diào)檔函。（1）考入外校的畢業(yè)生檔案，直接發(fā)往錄取單位；（2）考取我校（未簽其他單位）的畢業(yè)生檔案，保留在校。
4、自提檔案的畢業(yè)生：畢業(yè)生檔案一般不允許由本人自提。因特殊情況需要自提的，由該學(xué)生輔導(dǎo)員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《2023屆本科畢業(yè)生自提檔案情況說明表》（附件3）來檔案館（校史館）裝檔密封后交給該生的輔導(dǎo)員。自提檔案的畢業(yè)生也需完整填寫《2023屆本科畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計(jì)表》（附件1）等材料。
在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)生本人承擔(dān)責(zé)任，學(xué)校不負(fù)任何責(zé)任。
5、根據(jù)遼寧省人力資源和社會(huì)保障廳及遼寧省教育廳的最新要求，畢業(yè)生需完成“遼寧省大學(xué)生智慧就業(yè)創(chuàng)業(yè)云平臺(tái)”上的檔案轉(zhuǎn)寄信息填報(bào)及審核。為確保畢業(yè)生檔案的順利轉(zhuǎn)遞，各學(xué)院需督促學(xué)生在6月20日之前完成檔案轉(zhuǎn)寄信息的填報(bào)，同時(shí)除檔案“在校保留”的學(xué)生外，其他畢業(yè)生的“學(xué)生審核”項(xiàng)均需完成（即在平臺(tái)上顯示為“是”）。輔導(dǎo)員審核平臺(tái)上的轉(zhuǎn)遞信息需與提交的附件1中轉(zhuǎn)遞信息一致。
6、檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：在6月27日統(tǒng)一裝檔之前，有改派的學(xué)生請(qǐng)將確準(zhǔn)的郵寄信息及修改依據(jù)提交給輔導(dǎo)員，由輔導(dǎo)員統(tǒng)一審核后填報(bào)。6月27日后為集中裝檔及轉(zhuǎn)遞時(shí)間，不再受理改派事宜。因檔案不同于其他物品，一經(jīng)郵寄，學(xué)校將無權(quán)修改郵寄信息或追回檔案，請(qǐng)認(rèn)真對(duì)待填報(bào)的郵寄信息。
六、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1、各學(xué)院畢業(yè)生檔案裝檔工作完成后，檔案館（校史館）核查后密封，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā)。派遣至沈陽(yáng)市人力資源服務(wù)與行政執(zhí)法中心的檔案由檔案館（校史館）派專人送達(dá)；派遣至大連市人才服務(wù)中心、鞍山市人才服務(wù)中心、遼陽(yáng)市人力資源和社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)服務(wù)中心的檔案統(tǒng)一打包郵寄，其余畢業(yè)生檔案統(tǒng)一由中國(guó)郵政公司EMS“大學(xué)生檔案”專遞方式寄出。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，檔案館（校史館）會(huì)將檔案郵寄信息發(fā)給各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員，畢業(yè)生可以到班級(jí)群發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，通過學(xué)號(hào)、姓名查詢本人郵寄單號(hào)，然后登錄中國(guó)郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號(hào)網(wǎng)上查詢信息有效時(shí)間為半年，查詢電話11183，請(qǐng)畢業(yè)生在有效時(shí)間內(nèi)及時(shí)查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫(kù)（電話咨詢檔案是否入庫(kù)）。
七、工作要求及時(shí)間安排
1、請(qǐng)各學(xué)院高度重視畢業(yè)生檔案裝檔、轉(zhuǎn)遞工作，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生的教育和引導(dǎo)，使其充分認(rèn)識(shí)個(gè)人檔案對(duì)于就業(yè)、升學(xué)、升職等方面的重要作用。
2、請(qǐng)各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員嚴(yán)格按照通知要求，全過程負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案材料裝檔、轉(zhuǎn)遞信息校核工作，確保裝檔材料不錯(cuò)裝、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏、無缺失、準(zhǔn)確無誤。
3、各學(xué)院裝檔具體流程及時(shí)間安排詳見附件6。
4、各學(xué)院裝檔完成后，請(qǐng)于6月24日前將最終版《2023屆本科生畢業(yè)生裝檔材料明細(xì)表》（附件2）的電子版及紙質(zhì)版（簽字、蓋章）一份、《（ ）學(xué)院2023屆本科畢業(yè)生遺留檔案（含郵寄退回）登記表》（附件4）的電子版及紙質(zhì)版（簽字、蓋章）一式兩份交至檔案館（校史館）108室。
5、如有不明事宜請(qǐng)聯(lián)系檔案館（校史館）胡老師。
請(qǐng)各學(xué)院畢業(yè)生輔導(dǎo)員及時(shí)加入我校學(xué)生檔案管理工作微信群，不明事宜，也可在群里咨詢，請(qǐng)新入群的老師注明所在學(xué)院、姓名。
聯(lián)系人：胡老師
聯(lián)系電話：024-24682889
地 點(diǎn)：檔案館108室
沈陽(yáng)理工大學(xué)檔案館（校史館）
2023年5月29日
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