各學院研究生輔導員及全體研究生畢業(yè)生：
2023年6月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞工作即將開始，為確保此項任務順利完成，現(xiàn)將檔案整理轉(zhuǎn)遞工作安排如下：
一、政策依據(jù)
根據(jù)中組部、人社部、國家發(fā)改委、財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)文《關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》人社部發(fā)〔2014〕90號中的第一條“流動人員人事檔案由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權的單位管理，其他單位未經(jīng)授權不得管理流動人員人事檔案。嚴禁個人保管本人或他人檔案。跨地區(qū)流動人員的人事檔案，可由其戶籍所在地或現(xiàn)工作單位所在地的公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)管理”和第二條："未就業(yè)的高校畢業(yè)生檔案，屬于流動人員人事檔案范圍”的規(guī)定，今后各應屆畢業(yè)生個人檔案將集中裝檔完畢后統(tǒng)一轉(zhuǎn)遞，原則上學校將不予以保留學生個人檔案。
二、歸檔材料：
1、畢業(yè)材料：畢業(yè)研究生登記表、授位審批材料以及就業(yè)報到證等。
2、獎勵材料：學生在校期間獲得的院級、校級以及校級以上獎勵材料。
3、處分材料：學生在校期間違反校規(guī)、校紀，觸犯國家法律等各類處分材料。
4、組織材料：學生在校期間參加黨、團組織材料等。
5、日常行為表現(xiàn)材料：學生在校期間日常行為表現(xiàn)的學年鑒定材料等。
6、可供組織、人事部門參考的其他材料（體檢表、學籍異動材料如休學、復學、退學、轉(zhuǎn)學、參軍、出國等；選調(diào)生材料；有工作經(jīng)歷的個人人事檔案）。
各學院研究生輔導員請嚴格按上述順序檢查并補充完整4月份遺留在校的檔案，整理完整后按專業(yè)、班級及學號順序排列。裝檔當天現(xiàn)場修改4月提交的《2023屆4月畢業(yè)研究生裝檔材料明細表》（附件2）紙質(zhì)版，并根據(jù)最終的紙質(zhì)版修改電子版提交至檔案工作微信群。
注意:1）因哈爾濱市人力資源和社會保障局、六盤水市人力資源和社會保障局的特殊要求，畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞到哈爾濱市、六盤水市人力資源和社會保障局的需將《檔案材料清單》（附件5）放入檔案中。
2）因上海市人力資源和社會保障局的要求，畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞到上海市各區(qū)就業(yè)促進中心檔案室的需將畢業(yè)生身份證及戶口本復印件放入檔案中。
3）根據(jù)遼寧省人力資源和社會保障廳及遼寧省教育廳的最新要求，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞至沈陽市就業(yè)和人才服務中心、大連市就業(yè)服務中心、鞍山市人力資源和就業(yè)服務中心及遼陽市就業(yè)和人才服務中心的檔案，需將《檔案轉(zhuǎn)遞單（不帶回執(zhí)集中轉(zhuǎn)遞用）》（附件7）填寫完整并加蓋檔案轉(zhuǎn)遞專用章后裝入檔案中。
三、歸檔材料要求
1、歸檔材料必須是辦理完畢的正確材料。歸檔材料應完整真實、字跡清晰、手續(xù)齊備、對象明確，應有承辦單位或個人署名，并有形成材料的日期。凡規(guī)定由組織審查蓋章的，須蓋印章。
2、檔案材料一般應使用A4辦公用紙，文字須是正式打印或用藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫，不得用復印件代替原件存檔。
四、畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫及校核
（一）畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫流程
為了保證畢業(yè)研究生個人檔案投遞快速、準確無誤，避免個人檔案延期和丟失情況發(fā)生，實行“由研究生輔導員通知畢業(yè)研究生→畢業(yè)研究生填寫《2023屆6月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1只需提交電子版），詳細填寫個人信息及檔案轉(zhuǎn)遞信息→研究生輔導員審核后，讓學生本人再次核實并確認簽字→6月7日研究生輔導員提交至檔案工作微信群由檔案館（校史館）審核→檔案轉(zhuǎn)遞信息定稿后（研究生輔導員留存最終版信息）→檔案館（校史館）發(fā)給郵局→郵局發(fā)給檔案館（校史館）快遞單據(jù)→6月15日檔案館（校史館）下發(fā)快遞單據(jù)給各學院研究生輔導員核查→各學院研究生輔導員核查后讓畢業(yè)研究生核查，核查無誤后返給檔案館（校史館）（有誤的在快遞單上做紅色標注并放在本班快遞單最上面）→各學院研究生輔導員將更改有誤的轉(zhuǎn)遞信息匯總后重新提交檔案館（校史館）→檔案館（校史館）匯總重新提交給郵局→郵局再次打印快遞單據(jù)（不再下發(fā)核查）給檔案館（校史館）→按裝檔流程裝檔，檔案館（校史館）將依據(jù)此信息集中轉(zhuǎn)遞畢業(yè)研究生個人檔案。
（二）畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息注意事項
請研究生輔導員通知畢業(yè)研究生提前與用人單位和人才服務機構(gòu)核實好接收檔案的詳細地址、單位名稱、接收人及聯(lián)系電話、郵政編碼等準確信息，在規(guī)定時間內(nèi)按班級學號順序認真詳細填寫《2023屆6月畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞信息統(tǒng)計表》（附件1）中的信息，不準空項，以確保畢業(yè)研究生個人檔案安全準確投遞。若因?qū)W生個人填報檔案轉(zhuǎn)遞信息不準確，而造成檔案在轉(zhuǎn)遞過程中退回或丟失情況，責任由學生自負。
1、已就業(yè)的畢業(yè)研究生：由輔導員核準其就業(yè)依據(jù)并按要求填寫檔案接收單位。（1）若就業(yè)單位具備檔案接收管理權限，檔案直接發(fā)往就業(yè)單位；（2）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權限，但其單位檔案在相關人才服務機構(gòu)代理，檔案直接發(fā)往該人才機構(gòu)；（3）若就業(yè)單位不具備檔案接收管理權限，也無相關人才服務機構(gòu)代理檔案，即單位不要檔案的，檔案發(fā)往戶籍所在地公共人才服務機構(gòu)。
2、未就業(yè)的畢業(yè)研究生：考慮到檔案繼續(xù)在學校保管，會影響畢業(yè)研究生工齡、職稱晉級、公考、落戶等因素，檔案館（校史館）原則上不予繼續(xù)保管檔案，畢業(yè)研究生檔案遷回戶籍地的公共人才代理機構(gòu)，須提前與對方聯(lián)系，確認詳細地址、單位名稱、接收人/接收部門、聯(lián)系電話、郵政編碼及接收檔案所需手續(xù)。畢業(yè)后準備出國留學的畢業(yè)研究生，其檔案可轉(zhuǎn)至教育部留學服務中心留學人員檔案室或戶籍地公共人才代理機構(gòu)（大中專畢業(yè)生就業(yè)指導中心、人力資源和社會保障局、人才服務中心等機構(gòu)）。輔導員根據(jù)生源地信息核準其填報信息，如在校期間學生戶籍地發(fā)生變化，學生需向輔導員提供變更依據(jù)，確準更新地址。
3、考博已被錄取的畢業(yè)生：由輔導員核準調(diào)檔函。（1）考入外校的畢業(yè)生檔案，直接發(fā)往錄取單位；（2）考取我校（未簽其他單位）的畢業(yè)生檔案，保留在校。
4、自提檔案的畢業(yè)研究生：畢業(yè)研究生檔案一般不允許由本人自提。因特殊情況需要自提的，由該生的研究生輔導員帶齊該生全部畢業(yè)歸檔材料、《2023屆6月畢業(yè)研究生自提檔案情況說明表》（附件3）來檔案館（校史館）裝檔密封后交給該生的輔導員。在自提檔案的過程中發(fā)生檔案袋開封、檔案材料遺失等問題，由畢業(yè)研究生本人承擔責任，學校不負任何責任。
5、根據(jù)遼寧省人力資源和社會保障廳及遼寧省教育廳的最新要求，畢業(yè)生需完成“遼寧省大學生智慧就業(yè)創(chuàng)業(yè)云平臺”上的檔案轉(zhuǎn)寄信息填報及審核。為確保畢業(yè)生檔案的順利轉(zhuǎn)遞，各學院需督促學生在6月20日之前完成檔案轉(zhuǎn)寄信息的填報，同時除檔案“在校保留”的學生外，其他畢業(yè)生的“學生審核”項均需完成（即在平臺上顯示為“是”）。輔導員審核平臺上的轉(zhuǎn)遞信息需與提交的附件1中轉(zhuǎn)遞信息一致。
6、檔案轉(zhuǎn)遞地址的更改：在6月25日統(tǒng)一裝檔之前，有改派的學生請將確準的郵寄信息及修改依據(jù)提交給輔導員，由輔導員統(tǒng)一審核后填報。6月25日后為集中裝檔及轉(zhuǎn)遞時間，不再受理改派事宜。因檔案不同于其他物品，一經(jīng)郵寄，學校將無權修改郵寄信息或追回檔案，請認真對待填報的郵寄信息。
7、畢業(yè)研究生檔案轉(zhuǎn)遞采用“中國郵政EMS標準快遞”，檔案轉(zhuǎn)遞信息填寫必須符合中國郵政EMS標準快遞要求，具體要求如下：
（1）收件單位：必須準確填寫具有檔案管理權限的單位全稱，畢業(yè)研究生需與簽約單位確認檔案轉(zhuǎn)遞接收單位。
（2）收件地址：必須詳細填寫收件單位所在的省市區(qū)縣、街道名稱、門牌號碼等信息。
（3）收件人信息：必須準確填寫收件單位聯(lián)系人的姓名、聯(lián)系電話、手機號碼等信息。
例：郵寄地址：ＸＸ省ＸＸ市ＸＸ區(qū)ＸＸ街路ＸＸ號
接收單位名稱：ＸＸ單位
接收部門（人）：ＸＸ部門（人）
郵編：XX
接收電話：ＸＸ
五、檔案轉(zhuǎn)遞形式與查詢
1、各學院畢業(yè)研究生檔案歸檔工作完成后，檔案館（校史館）核查后密封，并根據(jù)檔案派遣去向分類派發(fā)。派遣至沈陽市人力資源服務與行政執(zhí)法中心的檔案由檔案館（校史館）派專人送達；派遣至大連市人才服務中心、鞍山市人才服務中心、遼陽市人力資源和社會保險事業(yè)服務中心的檔案統(tǒng)一打包郵寄，其余畢業(yè)研究生檔案統(tǒng)一由中國郵政公司EMS“大學生檔案”專遞方式寄出。
2、檔案轉(zhuǎn)遞工作完成后，檔案館（校史館）會將檔案郵寄信息發(fā)給各學院研究生輔導員，畢業(yè)研究生可以到研究生輔導員發(fā)布的檔案轉(zhuǎn)遞信息匯編，通過學號、姓名查詢本人郵寄單號，然后登錄中國郵政EMS官網(wǎng)查詢轉(zhuǎn)遞的具體信息，該信息截屏留存。注意：EMS郵寄單號網(wǎng)上查詢信息有效時間為半年，查詢電話11183，請畢業(yè)研究生在有效時間內(nèi)及時查詢自己的檔案是否已被轉(zhuǎn)遞單位簽收、入庫（電話咨詢檔案是否入庫）。
六、工作要求
1、請各學院高度重視畢業(yè)研究生檔案裝檔、轉(zhuǎn)遞工作，加強對畢業(yè)研究生的教育和引導，使其充分認識個人檔案對于就業(yè)、升學、升職等方面的重要作用。
2、各學院研究生輔導員要嚴格按照通知要求，全過程負責畢業(yè)研究生檔案材料歸檔、信息校核工作，確保裝檔材料不錯裝、不漏裝，轉(zhuǎn)遞信息無遺漏、無缺失、準確無誤。
3、各學院裝檔完成后，請于7月3日前將最終版《2023屆4月畢業(yè)研究生裝檔材料明細表》（附件2）及《（）學院2023屆6月畢業(yè)研究生遺留檔案（含郵寄退回）登記表》（附件4）的電子版提交至檔案工作微信群，《（）學院2023屆6月畢業(yè)研究生遺留檔案（含郵寄退回）登記表》（附件4）的紙質(zhì)版（簽字、蓋章）一式兩份交至檔案館（校史館）108室。
4、各學院裝檔具體流程及時間安排詳見附件6。
5、如有不明事宜請聯(lián)系檔案館（校史館）胡老師。
請相關老師及時加入我校學生檔案管理工作微信群，不明事宜，可在群里咨詢，請入群的老師注明學院，姓名。
聯(lián)系人：胡老師
聯(lián)系電話：024-24682889
地 點：檔案館108室
沈陽理工大學檔案館（校史館）
2023年5月29日
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